Software de Gestão de Despesas

Software de gestão de despesas

Liberte a sua empresa do fardo administrativo das folhas de despesas

Graças ao módulo de gestão de despesas Kelio e à sua interface intuitiva, centralize, valide e acompanhe as despesas dos seus colaboradores de forma simples e eficiente.

Digitalize as suas notas de despesas: rapidez, conformidade e controlo

Diga adeus aos recibos acumulados e às validações intermináveis! Com o software de gestão de despesas Kelio, faça a gestão dos seus comprovativos de forma simples e eficiente:

Registo imediato no telemóvel ou PC através de fotografia – acabou a papelada
Validação fluida e automatizada, poupando tempo precioso
Conformidade fiscal e contabilística garantida, com total tranquilidade
Acompanhamento rigoroso das despesas com reporting em tempo real

Como funciona o Kelio? Gestão de folhas de despesas 100% otimizada

O Kelio revoluciona a gestão das folhas de despesas ao automatizar cada etapa do processo. Conformidade fiscal, controlo avançado e automatização: tudo foi pensado para simplificar o seu dia a dia e otimizar a gestão financeira.

Digitalize as faturas e estas ficam registadas! Acabaram-se os recibos acumulados na carteira. Com o software de gestão de despesas Kelio, basta tirar uma fotografia ao comprovativo de despesa e enviá-la através da internet.
Graças à inteligência artificial Kelio, baseada em reconhecimento ótico de caracteres (OCR), as informações são extraídas automaticamente — montante, data, tipo de despesa por fornecedor, valor dos impostos, entre outros. Tudo fica pré-preenchido em poucos segundos.

Também pode introduzir as suas despesas diretamente a partir do PC, com uma integração simples, fluida e intuitiva.

Beneficie de um circuito de validação rápido e sem fricção: já não é necessário andar à procura de aprovações!

O software de gestão de despesas Kelio envia automaticamente alertas aos gestores, que podem aprovar ou rejeitar uma despesa com um único clique, em qualquer lugar.

O workflow é totalmente automatizado, reduzindo trocas desnecessárias e garantindo um tratamento fluido das despesas.

Resultado: mais transparência, menos atrasos e uma melhor gestão orçamental.

O software de gestão de despesas Kelio integra-se diretamente com os seus sistemas contabilísticos e de processamento salarial, facilitando a exportação de dados e a automatização dos lançamentos contabilísticos.

Sem introdução manual de dados, com menos erros e um processamento mais rápido dos reembolsos aos colaboradores.

Em poucos cliques, todas as despesas são registadas, contabilizadas e reembolsadas no menor prazo possível.

Introduza as suas folhas de despesas diretamente no seu software RH

Graças a uma interface muito simples, os seus colaboradores podem registar rapidamente as suas despesas. Podem também anexar os respetivos comprovativos, digitalizando-os ou tirando diretamente uma fotografia.

O software de gestão de despesas Kelio adapta-se à política de reembolso da sua empresa, permitindo um melhor controlo dos custos dos colaboradores:

Gestão de despesas por valor fixo / valor real / valor real com plafond, entre outros
Reembolsos de quilómetros, com cálculo automático da distância percorrida através do Google Maps®
Gestão dos escalões quilométricos (veículos de combustão, elétricos, motas, bicicletas, etc.)
Acompanhamento multi-moeda
Repartição por eixos analíticos

Os escalões de reembolso podem igualmente ser adaptados de acordo com o perfil de cada colaborador (comerciais, técnicos, direção, etc.). Estes escalões personalizados por perfil permitem uma abordagem mais justa e ajustada às especificidades de cada categoria profissional, seja para comerciais em deslocações frequentes, técnicos com necessidades de despesas de deslocação ou a direção, no caso de despesas mais estratégicas.

Da mesma forma, os circuitos de validação podem ser diferenciados consoante o tipo de despesa. Esta flexibilidade permite otimizar o processo, garantindo uma atenção especial às despesas mais sensíveis ou estratégicas.

Por exemplo, as despesas efetuadas no âmbito de uma formação profissional não serão validadas pelo aprovador “habitual”, mas diretamente pelo responsável da formação.

Registe ou valide as suas despesas diretamente no seu smartphone!

A partir do telemóvel, tem acesso aos mesmos dados a preencher que no computador, mas com uma interface do nosso software de gestão de despesas adaptada e otimizada para utilização em ecrã tátil.

Tire fotografias aos comprovativos e anexe-os diretamente às despesas: o responsável é imediatamente notificado da submissão de uma nova despesa. Pode visualizar o comprovativo e validá-lo no menor prazo possível. Esta funcionalidade do software de gestão de despesas simplifica significativamente o processo para colaboradores e gestores, acelerando o tratamento das despesas e garantindo reembolsos mais rápidos e uma gestão mais eficiente das despesas profissionais.

Desta forma, os colaboradores podem registar as suas despesas à medida que vão sendo realizadas, mesmo durante deslocações. A gestão de despesas através do smartphone oferece flexibilidade e comodidade incomparáveis, reduzindo o risco de esquecimento ou perda de comprovativos.

Ao integrar a gestão de despesas no dia a dia dos colaboradores através do smartphone, o Kelio promove a conformidade, a transparência e a responsabilização em todo o processo de gestão de despesas.

O software de Gestão RH que simplifica a validação das despesas

Quando a despesa está completa e correta, o colaborador solicita o respetivo reembolso, enviando-a para o circuito de validação de despesas da empresa.

Simplifique a validação das despesas: cada gestor é notificado por e-mail ou através de uma notificação no seu portal RH. Pode então validar as despesas da sua equipa a partir do computador ou do smartphone, simplificando os seus processos de gestão de recursos humanos. O tempo de validação é reduzido e o reembolso das despesas torna-se mais rápido.

O software de gestão de despesas Kelio simplifica assim de forma significativa o processo de validação, ao automatizar notificações e lembretes para os gestores. Ao centralizar e agilizar este processo, o Kelio contribui para otimizar a gestão de recursos humanos e melhorar a experiência dos colaboradores.

Acompanhe as despesas dos seus colaboradores através de dashboards

Acompanhe a validação das suas despesas e exporte estes dados através de exportações personalizáveis para Microsoft Excel®, para fins estatísticos. Estas exportações podem também ser enviadas para software de contabilidade ou de processamento salarial.

Um dashboard de acompanhamento permite ainda controlar, num único olhar, o estado de progresso das validações e dos reembolsos. Com o software de gestão de despesas, obtém assim uma visão global e imediata da gestão das despesas profissionais, facilitando a identificação rápida de atrasos ou de potenciais problemas.

Um software de gestão de despesas que cumpre todos os requisitos

Com o software de gestão RH Kelio, diga adeus à burocracia e aos processos morosos! Este software de gestão de despesas automatiza todas as etapas: introdução online das despesas, validação rápida, integração contabilística simples e acompanhamento dos reembolsos em tempo real.

A gestão de despesas já não tem de ser um fardo administrativo! O Kelio disponibiliza uma solução completa que simplifica o trabalho das equipas de Recursos Humanos e contabilidade, garantindo um acompanhamento rigoroso e uma integração fluida.

Acompanhamento em tempo real das despesas profissionais: aceda a um painel de controlo dinâmico para gerir as despesas dos colaboradores com total transparência. Já não é necessário esperar pelo final do mês para fazer o ponto de situação.
Automatização do workflow de validação: os processos são totalmente configuráveis. As despesas seguem um circuito de aprovação fluido, com alertas automáticos que evitam esquecimentos.
Integração contabilística sem esforço: exporte diretamente os dados para o seu software de contabilidade. Sem introdução manual, com menos erros e um ganho de tempo significativo.
Reporting avançado: acompanhe as despesas por eixo analítico, tipo de despesa, colaborador, estado da despesa, entre outros, através de exportações para Microsoft Excel®, permitindo analisar tendências e otimizar a política de reembolso da empresa.

Os gestores desempenham um papel fundamental na validação das despesas. No entanto, entre as suas múltiplas responsabilidades, não têm tempo a perder com processos complexos e morosos. O software de gestão de despesas Kelio oferece-lhes uma gestão simplificada, garantindo um tratamento rápido e eficiente.

Workflow de validação otimizado: as despesas são submetidas com um clique e os gestores recebem alertas automáticos para as aprovar rapidamente, mesmo em deslocação.
Sincronização com cartões bancários profissionais: centralize as despesas dos colaboradores através da importação de dados e facilite o processo de reembolso.

Registar uma despesa não deve ser uma tarefa penosa. Para colaboradores, trabalhadores independentes e todos os que estão frequentemente em deslocação, o Kelio simplifica cada etapa graças ao seu acesso móvel.

Registo ultra-rápido no smartphone e no PC: tire uma fotografia ao comprovativo e a IA (tecnologia OCR) extrai automaticamente os dados, preenchendo a despesa em poucos segundos.
Validação imediata e acompanhamento dos reembolsos em tempo real: sem surpresas nem esperas intermináveis. Cada colaborador pode acompanhar o estado da sua despesa em tempo real, desde o registo até ao reembolso.
Gestão de despesas quilométricas e multi-moeda: ideal para deslocações profissionais, a ferramenta calcula automaticamente os custos de deslocação e gere as conversões monetárias de forma precisa.
Arquivo seguro dos comprovativos profissionais: deixa de ser necessário guardar faturas em papel. Todos os dados são armazenados online e acessíveis a qualquer momento, através de arquivamento com valor probatório. Os ficheiros PDF são selados com todas as certificações necessárias e conservados durante 10 anos, em conformidade com as obrigações legais e eventuais auditorias.

Implemente um software de gestão de despesas que simplifica a contabilidade da sua empresa!

Porquê escolher o Kelio como software de gestão de despesas ?

Gerir os relatórios de despesas pode rapidamente tornar-se um processo tedioso e demorado para as empresas. No entanto, com o software de relatórios de despesas Kelio, esta tarefa pode ser simplificada e otimizada graças às suas muitas características avançadas.

Fluxo de trabalho de validação de relatórios de despesas: o Kelio oferece um fluxo de trabalho de validação de relatórios de despesas personalizável, permitindo definir as etapas de validação com base na hierarquia da empresa. Isto garante um processo transparente e eficiente, assegurando ao mesmo tempo a conformidade com as políticas internas de despesas.
Registo contabilístico do relatório de despesas: uma vez validado, o relatório de despesas é registado automaticamente no sistema contabilístico, o que simplifica a gestão administrativa e garante a precisão dos dados financeiros.
Gestão de perfis de utilizador: o Kelio oferece uma gestão avançada de perfis de utilizador para personalizar as permissões de acesso e facilitar a inserção de relatórios de despesas pelos colaboradores. Cada utilizador pode assim aceder facilmente ao seu perfil e enviar as suas despesas com facilidade.
Análise detalhada: O Kelio permite ainda a análise detalhada dos relatórios de despesas, o que possibilita o acompanhamento e análise das despesas por cliente, projeto, ficheiro, etc. Esta funcionalidade proporciona maior visibilidade na alocação de recursos e facilita a tomada de decisões estratégicas.
Edição de relatórios de despesas: o Kelio oferece a capacidade de editar relatórios de despesas de forma flexível e intuitiva, permitindo aos utilizadores modificar e completar as informações conforme necessário.
Estatísticas: O nosso software de relatórios de despesas oferece ferramentas estatísticas avançadas, permitindo gerar relatórios detalhados sobre despesas, tendências e comportamento do utilizador. Estas estatísticas fornecem uma visão geral abrangente da situação financeira da empresa e ajudam a identificar áreas de otimização.

Perguntas frequentes sobre a gestão de despesas

Como os colaboradores submetem os seus relatórios de despesas?

Os colaboradores podem submeter os seus relatórios de despesas de forma simples, através do computador ou smartphone, inserindo os valores e anexando os comprovativos digitais diretamente no software.

É possível anexar comprovativos e recibos às despesas?

Sim. O software de gestão de despesas permite anexar comprovativos em formato digital (fotografias ou ficheiros), garantindo um controlo rigoroso e eliminando o uso de papel.

O processo de validação das despesas é configurável?

Sim. É possível definir fluxos de validação personalizados, com diferentes níveis de aprovação, de acordo com a política de despesas da empresa, departamentos ou funções.

O software permite acompanhar e analisar as despesas da empresa?

Sim. Através de dashboards e relatórios detalhados, é possível acompanhar as despesas por colaborador, departamento ou período, bem como exportar os dados para Excel ou para a contabilidade.