Gestão de Ausências

A solução Kelio simplifica a gestão de ausências dos colaboradores

A gestão de ausências e saídas é uma atividade complexa para os departamentos de Recursos Humanos e de Gestão de Talento. Monitorizar as autorizações de saída, a validação da contagem de saídas, o cumprimento da legislação, são tarefas que consomem muito tempo.

Como registar as saídas e ausências dos seus colaboradores?

Existem muitas razões para a ausência dos colaboradores: doença, acidente no local de trabalho, maternidade, compromisso externo, ausência por razões familiares, consultas médicas, etc., e cada tipo de ausência deve ser gerido em conformidade.

Cada tipo de ausência requer controlo e monitorização específicos: tempo de paragem em horas, dias úteis, dias seguidos, duração limitada, condições de regresso ao trabalho, documentos comprovativos, etc.

A solução Kelio adapta-se a todos os acordos coletivos de trabalho e aos procedimentos internos de cada empresa e organização. Regista as ausências de forma precisa e efetua os cálculos. Os dados de absentismo são apresentados num formato fiável de modo a facilitar o processamento de salários.

Digitalize o processo de pedidos de ausência/ saída

Com o software Kelio é possível configurar uma solução de gestão descentralizada dos pedidos de ausência, incluindo:

Registo das necessidades individuais dos colaboradores
Gestão dos fluxos de validação
Inclusão de verificações e controlos
Visualização de todas as ausências e do seu impacto nos horários de trabalho

Tanto os colaboradores como os diretores/ gestores são incluídos neste processo, e o departamento de Recursos Humanos já não terá de perder tempo a reinserir os dados, tarefa que requer tempo de trabalho e que pode causar erros.

COLABORADORES

Submeter pedidos online a partir do seu PC, telemóvel ou terminais touchscreen.
Visualizar os balanços das suas ausências antes de submeter um pedido
Ver se existem colegas ausentes no seu departamento ou grupo de trabalho
Receber notificações ou alterações aos seus pedidos

DIRETORES | GESTORES

Monitorizar e processar pedidos de ausência das suas equipas
Visualizar o calendário de ausências da sua equipa e as taxas de absentismo
Tratar pedidos de ausência conforme os fluxos de trabalho existentes
Manter-se informado acerca de ausências imprevistas para que possam responder eficazmente.

Personalização dos fluxos de validação

A gestão eficaz de pedidos de ausência envolve a personalização dos percusos de validação. Com o Kelio é possível:

Gerir um ou mais níveis hierárquicos de validação, sucessivamente ou em paralelo
Gerir diferentes percursos de validação de acordo com os motivos de ausência
Atribuir substituições na validação, manual ou automaticamente, em caso de ausência, para evitar o bloqueio do percurso de validação.
Efetuar validações de modo individual ou em modo agrupado

Monitorize a gestão de ausências e saídas em tempo real

Com o Kelio, os diretores podem visualizar em tempo real o planeamento geral de ausências.

Integrado no seu sistema informático, o Kelio sincroniza todos os eventos de saídas e ausências com o Microsoft Outlook®, Google Calendar® e calendários Lotus Notes®. É a solução ideal para se assegurar, em tempo real, que os calendários refletem a disponibilidade individual.

Também é possível a sincronização com o módulo Kelio Planificação. Os vários pedidos de ausência que estão validados, pendentes de validação ou pendentes de eliminação, são identificados de uma forma gráfica nas suas tabelas de planificação de horários. É possível visualizar o número de funcionários ausentes por dia, por motivo da ausência e, se for relevante, por categoria profissional, de modo a adaptar o número de colaboradores necessários em tempo real.

Envie os dados diretamente para o processamento de salários

Compatível com mais de 150 softwares de salários, o software Kelio automatiza os dados das ausências sem necessidade de reintroduzir dados, eliminado o risco de erros no processamento de salários. O Kelio inclui ainda funções integradas de relatórios, que produzem estatísticas de ausências individuais e coletivas.

Nunca foi tão simples obter os dados das ausências por motivo de ausência, por funcionário ou por departamento.

Gestão de trabalho no exterior

Quando um colaborador sai das instalações da empresa para efetuar um serviço no exterior, a ausência deve ser registada sem ser deduzida do seu tempo de trabalho. Da mesma forma, os colaboradores podem tirar algumas horas para assistir a uma formação, que devem ser identificadas e contabilizadas sem serem processadas como ausências. A solução Kelio dispõe de várias opções para poder aplicar estes princípios.

Os colaboradores podem utilizar a intranet para declarar tarefas no exterior ou podem registá-las diretamente nos terminais de marcação de ponto. Estes mecanismos ajudam os colaboradores, ao providenciar-lhes informação precisa sobre o seu tempo de trabalho e as suas autorizações, e permitem que a empresa cumpra integralmente com as suas responsabilidades em caso de incidentes que possam ocorrer durante uma tarefa no exterior.