O que é um software de Gestão RH?

O que é um software de Gestão de Recursos Humanos?

Ao adotar um software de gestão de recursos humanos centralizado e fiável, simplifica os seus processos de gestão de colaboradores.

SGRH significa Sistema de Gestão de Recursos Humanos, e refere-se a um conjunto abrangente de recursos de software que visam tornar a gestão de funcionários mais simples, quer estejamos a falar de recrutamento, recibos de ordenado, gestão de pessoas ou gestão de talentos, ou ainda de gestão de competências, formação, avaliações de desempenho e formulários de despesas.

Software GRH: Definição

O software GRH – também conhecido como Sistema de Gestão de Recursos Humanos – é uma solução de software abrangente projetada para facilitar e centralizar a gestão dos recursos humanos de uma organização.

O software GRH geralmente é composto por vários módulos diferentes. Dependendo das necessidades, recursos e funcionalidades específicas de cada organização, o software GRH pode ser utilizado para supervisionar e gerir o recrutamento, formação, folhas de salários, assiduidade, administração de pessoal, gestão de talentos, avaliações e muito mais, para uma ou mais entidades dentro da mesma organização.

O que são os módulos de GRH?

O software de gestão de recursos humanos está a tornar-se cada vez mais poderoso e escalável. Esta escalabilidade permite que cada organização crie o seu próprio software GRH “à la carte”, de acordo com as suas necessidades e o estado em que se encontram no processo de digitalização de RH.

Uma solução abrangente de software de Gestão de Recursos Humanos geralmente inclui os seguintes módulos e funcionalidades principais:

Gestão de assiduidade
Gestão de ausências
Gestão administrativa de RH
Monitorização de certificações
Acompanhamento de consultas médicas e vacinas
Gestão de onboarding de RH (para novos funcionários)
Gestão do histórico de formação
Gestão de talentos, cargos e habilitações
Gestão do trabalho remoto
Assinatura eletrónica e arquivo digital seguro de documentos de RH (digitalização)
Acompanhamento de RH e questões relacionadas com o trabalho e emprego
Medição da QVT (Qualidade Vida/Trabalho)
Relatórios de Recursos Humanos
Portal de RH ou portal do funcionário

Ao escolher um software de Gestão de Recursos Humanos é importante prestar especial atenção aos módulos disponíveis e ao que eles oferecem. Também é importante garantir que estes módulos estejam verdadeiramente integrados, o que significa que podem efetuar troca de dados de RH sem necessidade de reinserir dados já inseridos num módulo.

Por que implementar uma solução de Gestão de Recursos Humanos?

A gestão de Recursos Humanos está a tornar-se cada vez mais complexa. A gestão de RH já não é apenas a marcação de ponto dos funcionários e a aprovação de pedidos de ausência. Desde a promoção da marca empregadora até à retenção de talentos e à gestão de aptidões e competências a longo prazo, a função de RH adquiriu uma dimensão estratégica nas organizações que não pode ser ignorada.

A função de RH tem, portanto, de otimizar a forma como gere tarefas administrativas morosas, a fim de libertar tempo e recursos para gerir talentos e enfrentar os desafios estratégicos que a organização enfrenta.

Quais são as vantagens do software de Gestão de Recursos Humanos?

A digitalização dos processos de RH, através da utilização de uma solução de software de GRH, oferece uma série de vantagens:

Uma das principais características de uma solução de software de GRH é automatizar as tarefas mais demoradas e de baixo valor, como reinserir dados relativos a férias, calcular variáveis das folhas de salários, lembrar os diretores de agendar consultas médicas, etc.

Automatizar tarefas significa que os dados são centralizados e facilmente atualizados. Com o software de GRH, já não precisa de fazer malabarismos com vários ficheiros Excel©. Todas as informações ficam centralizadas numa única base de dados que alimenta todos os seus módulos.

A implementação de uma solução de software de GRH é também uma grande oportunidade para padronizar os seus processos de RH. Isto evita potenciais frustrações por parte dos seus colaboradores, que de outra forma poderiam ser geridos de formas diferentes dependendo do departamento em que se encontram.

Ao optar por digitalizar os seus processos de RH, garante a segurança dos dados de RH, bem como a conformidade com a legislação laboral e outros regulamentos.

Como alguns dos dados de RH são inseridos no sistema manualmente e existe a possibilidade de erro humano, a fiabilidade total dos seus dados de RH não pode ser garantida. No entanto, ao automatizar e centralizar os dados, você evita a necessidade de reinserir dados diversas vezes, eliminando assim em grande parte o risco de erro.

Graças aos vários alertas de legislação laboral do sistema de GRH, receberá apoio diário sobre os aspetos legais e obrigações periódicas relacionados com a gestão de pessoal dentro da sua organização. Com a solução de Gestão de Recursos Humanos Kelio, determinadas inserções de dados podem ser bloqueadas, para evitar horários de trabalho incompatíveis com a legislação em vigor, por exemplo. O software Kelio pode também fornecer alertas automatizados referentes a exames médicos obrigatórios para funcionários, conforme necessário.

O software de Gestão de Recursos Humanos dá acesso a uma biblioteca de dados de RH. Graças a indicadores fiáveis e precisos, poderá produzir relatórios e dashboards de RH com apenas alguns cliques, permitindo otimizar e gerir as suas políticas de RH.

Os dados de gestão de RH estão a tornar-se cada vez mais vitais para as empresas e organizações, seja para ajudar a gerir a política de remuneração ou o absentismo, otimizar o planeamento de recursos internos ou gerir cargos, talentos e competências. Com indicadores fiáveis e fáceis de atualizar, poderá obter uma imagem clara da situação e desenvolver uma estratégia de RH que contribua para o sucesso e o crescimento sustentável da sua organização.

O software de GRH ajuda a melhorar a experiência dos funcionários internamente, através de:

Simplificação dos processos de RH com ou sem validação (fluxos de trabalho)
Descentralização de decisões de RH para diretores de outros departamentos
Atribuição de responsabilidades aos colaboradores. Os colaboradores podem consultar os seus dados de forma totalmente independente, bem como atualizar os seus dados de funcionário, ou realizar processos administrativos como solicitação de formações, ausências, transferências de dias de férias, etc.
Um portal RH fácil de utilizar.

Com o software de GRH, a gestão administrativa de Recursos Humanos fica mais fácil para todos os seus colaboradores, permitindo-lhes concentrar o seu tempo e esforços em trabalhos que agreguem valor. Uma solução de software de GRH eficaz melhora o bem-estar no trabalho e, por extensão, a “marca empregadora” da organização, ajudando a empresa, em última análise, a reter talentos.

Alguns módulos de Gestão de Recursos Humanos são uma mais-valia quando se trata de promover a sua marca empregadora. É o caso dos módulos de software criados para recrutamento (ATS), que melhoram a experiência do candidato, com funcionalidades como apresentação da empresa, envio de candidaturas em vídeo e possibilidade de configurar respostas automatizadas, para garantir que nenhum candidato é esquecido.

Quais são os potenciais ganhos da utilização de um software de GRH?

Por natureza, o software de GRH é uma ferramenta colaborativa que oferece uma série de vantagens, levando em conta o perfil do utilizador. Aqui estão alguns exemplos reais das vantagens do software de GRH do ponto de vista do utilizador:

Para o funcionário:

A capacidade de visualizar de forma independente as suas informações de RH (saldos de ausências, contagens de tempo de trabalho, recibos de ordenado, etc.) e atualizar os seus dados através do acesso a um portal RH para funcionários
Possibilidade de realizar processos administrativos de RH, como a solicitação de ausência, a transferência de dias de férias ou alteração do horário de teletrabalho.
Acesso a informações internas através do portal RH dedicado (por exemplo, organograma)

Para os diretores:

Notificação e validação de solicitações de funcionários, como pedidos de ausência, tabelas de horas e solicitações de teletrabalho.
Visualização dos horários da sua equipa em tempo real
Receção de alertas sobre anomalias ou tarefas a realizar: por exemplo, ausências não planeadas, lembretes de consultas médicas ou prazos importantes (por exemplo, um contrato a expirar).
Apoio no planeamento de horários de trabalho complexos.

Para o Gestor de RH:

Acesso a informações de RH centralizadas, seguras e atualizadas. Capacidade de aceder a essas informações remotamente, graças às soluções de GRH baseadas na cloud. Acesso a relatórios que permitem orientar e gerir a estratégia de RH
Alertas e notificações sobre anomalias: marcações de ponto fora do período especificado, sobreposições de horários, etc.
Descentralização de determinadas tarefas para os diretores de departamento
Exportação fiável de variáveis a considerar na de folha de salários com apenas alguns cliques
Apoio nas obrigações legais e contratuais, através de atualizações e alertas automáticos.

A que tipo de organizações se destinam as soluções de GRH?

As soluções de Gestão de Recursos Humanos podem ser configuradas para se adequarem a todos os tipos de organização, incluindo empresas privadas, organismos públicos e associações.

Devido à sua escalabilidade, as soluções de software de GRH são adequadas para organizações de todas as dimensões, desde PMEs até grandes empresas multinacionais.

A natureza complexa de certos acordos coletivos ou acordos operacionais (tais como horários sazonais, turnos noturnos ou horários de trabalho muito longos) é um exemplo de onde a adoção de um software de GRH seria altamente benéfica, independentemente do número de trabalhadores da empresa.

Como escolher o software de Gestão de Recursos Humanos mais indicado?

Procura um software completo de GRH ou uma solução “à la carte”? Deve optar por SaaS (cloud) ou adquirir um software de GRH que possa instalar nos seus próprios servidores? Pretende implementar tudo de uma vez ou conforme for necessitando?

A escolha e implementação de uma solução de GRH não deve ser feita sem planear e pensar nas opções. Uma solução de GRH deve ir ao encontro dos seus requisitos e expetativas. Para o ajudar a defini-los, recomendamos seguir estas três etapas:

PASSO 1: FAÇA UMA REVISÃO DOS SEUS PROCESSOS INTERNOS DE RH

Preparar um relatório que avalie todos os processos de gestão de RH implementados é uma etapa meticulosa, mas crucial.

Para cada área – recrutamento, gestão administrativa de pessoal, gestão de ausências, etc. – faça um resumo dos processos atualmente em vigor na sua organização:

Quem ou que acontecimento desencadeou o procedimento de RH?
Quem é o responsável pela supervisão, execução ou aprovação da tarefa?
Quais são os tempos de processamento?
Como é que as informações serão recuperadas?
Etc.

PASSO 2: ELABORE UM CONJUNTO DE ESPECIFICAÇÕES DE GRH

Com base no relatório realizado, defina as funcionalidades específicas que gostaria de obter. Pode criar um ou vários grupos de trabalho, que serão encarregados de elaborar as especificações da sua futura solução de GRH.

Nesta fase pode considerar a seguinte abordagem:

Crie uma lista consolidada de todos os seus processos e depois divida-os por tema, frequência, importância ou qualquer outro critério que pareça relevante dentro da sua organização.
Defina detalhes específicos de como cada processo é realizado e identifique todos os pontos fortes e fracos de cada um, bem como as suas restrições legais e/ou organizacionais.
Elabore uma lista das funcionalidades e melhorias desejadas quando se trata da adoção de uma solução de software de GRH. Todos os colaboradores podem estar envolvidos nesta etapa. Além de criar envolvimento, isto permitir-lhe-á tomar conhecimento de melhorias que apenas os funcionários de cada departamento podem saber que são necessárias.
Classifique as funcionalidades: essencial, importante ou opcional. Este processo de priorização é crucial para se concentrar nos requisitos essenciais da sua empresa, sem ficar cego por tecnologias que podem “impressioná-lo/a”, mas que podem ser classificadas como bons “extras” em vez de essenciais.

PASSO 3: EFETUAR PEDIDOS DE PROPOSTAS A FORNECEDORES DE SGRH

Depois de elaborar as suas especificações, estará em condições de identificar os principais recursos que são cruciais para o bom funcionamento da sua solução de GRH.

Isto permitirá que faça uma seleção inicial entre os vários fornecedores do mercado. Como primeiro passo, recomendamos que contacte entre 3 e 5 prestadores de serviços, aos quais poderá solicitar orçamentos e/ou demonstrações.

Pode avaliar as empresas fornecedoras de acordo com uma série de critérios (além das funcionalidades e recursos previamente identificados) – incluindo há quanto tempo eles estão estabelecidos no mercado, avaliações de clientes, saúde financeira, número de clientes com o software instalado, etc.

Esta etapa permitirá realizar uma refinação da sua seleção inicial ou até mesmo escolher o seu fornecedor. Se não conseguiu fazer isso, concentre-se nos detalhes e informe-se dos seguintes aspetos:

É fácil entrar em contato com as equipas?
Estão incluídas atualizações e monitorização de questões relacionadas com obrigações legais, laborais e de RH?
A empresa dispõe de suporte na fase de instalação e implementação do sistema de GRH?
O que acontece se o software não estiver disponível?
Onde os dados serão armazenados? E com que segurança serão armazenados?

Porque embora as funcionalidades e os recursos do SGRH sejam importantes, o Atendimento ao Cliente é igualmente importante.

Como implementar uma solução de GRH dentro da sua empresa?

A implementação de uma solução de software de Gestão de Recursos Humanos leva tempo e requer preparação. Não se trata apenas de instalar um portal de RH e esperar que a magia aconteça.

Antes de o sistema entrar em funcionamento, precisará de planear a migração e integração dos dados de RH, como: ficheiros pessoais, contagens de horas e licenças/ausências, dados das folha de pagamento, etc.

Idealmente, devem ser formadas duas equipas:

Uma equipa de administradores de RH e informática, que estará inteiramente dedicada à configuração e implementação da solução GRH, com a ajuda dos consultores do fornecedor escolhido.
E uma segunda equipa, constituída por funcionários voluntários, que testarão o software antes da implementação final. Isto permitirá obter feedback sobre a utilização do SGRH e identificar o que está a funcionar e o que precisa de ser melhorado.

A par da fase de configuração, as fases de testes e de aceitação são cruciais para garantir que os resultados obtidos estão alinhados com os resultados esperados.

A Kelio e a Infocontrol implementam, há mais de 30 anos, procedimentos testados e comprovados, aproveitando a experiência acumulada com o apoio a milhares de clientes.

Quanto tempo demora a implementação de uma solução de GRH?

O tempo de implentação de uma solução GRH varia, dependendo da complexidade da organização, dos dados históricos a serem reintegrados e do número de módulos de software a serem configurados.

Projetos para grandes empresas podem durar vários meses, enquanto um simples terminal de ponto pode ser instalado e configurado em menos de uma hora. Em média, um projeto demora cerca de 3 meses.

Como motivar as pessoas quando se trata de implementar um software de gestão de Recursos Humanos?

O software de Gestão de Recursos Humanos é um dos poucos softwares usados por todos os funcionários de uma organização.

Quando se trata de mudar o seu software de RH, mesmo que a mudança seja positiva, alguns funcionários podem ficar hesitantes.

É, portanto, essencial apoiar esta mudança através de uma série de ações:

Comunicação interna sobre os motivos da mudança e os benefícios que os colaboradores irão obter com a mesma: maior autonomia (consulta de saldos, pedido de ausência, etc.), maior transparência (por exemplo, na forma como é registada a sua assiduidade), maior equidade (tratamento idêntico, independentemente do departamento), etc.
Providenciar formação aos administradores de RH e utilizadores-chave da solução de RH (gestores, diretores de departamento, etc.)
Iniciativas de apoio aos colaboradores que irão utilizar o sistema: criação de um Manual de Utilizador para os ajudar a familiarizar-se com o SGRH; nomear representantes dos funcionários para atuarem como embaixadores entre os seus colegas, etc.

Um DGRH pode ser implementado em vários locais ou países?

O software de Gestão de Recursos Humanos Kelio está traduzido para 17 idiomas e o aspeto dos ecrãs é idêntico para cada versão de idioma. Isto significa que podemos implementar o software em diferentes países e em diferentes locais, a fim de harmonizar as práticas de RH de uma empresa ou grupo de empresas.

Qual é o ROI do software GRH Kelio?

Quando se trata de calcular o ROI (retorno sobre o investimento) de uma solução de software de GRH, não existe uma regra geral aplicável. Depende antes de mais do ponto de partida da organização em termos de digitalização de RH. Os processos existentes são 100% baseados em papel? Alguns processos de RH já estão digitalizados?

Em segundo lugar, é difícil obter um equivalente financeiro para cada benefício que um SGRH lhe oferece. Como avaliar o valor financeiro de modernizar a imagem da organização ou evitar erros nas folhas de pagamento, por exemplo?

No entanto, os fatores mais frequentemente observados continuam a ser as poupanças de tempo e de custos conseguidas na gestão de tarefas administrativas de RH.