Reserva de Salas de Reunião

Reserva de salas de reunião

Uma forma simples de gerir reservas de salas de reunião e manter os seus equipamentos seguros

Ao ligar-se ao seu calendário Outlook© (Exchange)*, o módulo Kelio Reservation otimiza a utilização das suas salas de reunião. Os terminais Kelio Visio X7 são instalados fora das salas de reunião para facilitar a gestão e dar informação sobre a ocupação.

Faça a gestão das suas salas de reunião sem ter de alterar os seus hábitos de utilização do Outlook®*

Muitas empresas utilizam o Outlook® para gerir a reserva das suas salas de reunião. Ainda assim, existem muitos conflitos de reserva e a utilização das salas não é otimizada. De facto, é frequente uma sala reservada já estar ocupada ou, pelo contrário, não ser utilizada.

O Kelio Reservation é a solução perfeita para complementar a sua ferramenta Outlook®. A Kelio desenvolveu uma porta de ligação entre o Outlook® e as suas soluções de controlo de acesso Kelio para otimizar a gestão das reservas. As informações relativas às reuniões organizadas através do Outlook® são automaticamente transmitidas aos terminais táteis Kelio Visio, que apresentam as reservas efetuadas. Essas reservas podem ser facilmente consultadas nos próprios terminais.

Além disso, se a sua reunião terminar mais cedo do que o previsto, pode encerrá-la para disponibilizar a sala para uma nova reserva.

* O Kelio Reservation é compatível com os calendários Outlook® ou com outros sistemas de e-mail hospedados num servidor Exchange.

Maior flexibilidade com um terminal touchscreen Kelio Visio no exterior de cada sala de reunião

Com um terminal inteligente Kelio Visio X7 instalado no exterior das suas salas de reunião, é possível:

Visualizar a disponibilidade da sala
Efetuar uma reserva diretamente no terminal
Visualizar informação de uma reserva pendente
Controlar o acesso à sala: apenas os participantes na reunião estão autorizados a aceder à sala de reuniões durante o período agendado.

Reservas sincronizadas para otimizar a ocupação das salas

A informação relativa às reservas das salas de reunião são atualizadas e partilhadas em tempo real:

Uma reunião criada no Outlook® é enviada para os terminais: a informação da reservas é afixada em tempo real, no terminal do lado de fora da sala de reuniões.
Se criar ou alterar uma reserva diretamente no terminal: os participantes recebem uma notificação no seu calendário Outlook®.
Se a sua reunião terminar mais cedo do que o previsto, pode fechar a reunião diretamente no terminal touchscreen para sinalizar a sala como disponível para outra reserva Outlook.

Controlo do acesso às salas de reunião

Com o Kelio Reservation, o acesso às salas de reunião é controlado.

Video projectores e equipamentos sensíveis são mantidos em segurança: apenas o organizador e os participantes serão autorizados a abrir a sala com o seu cartão, e apenas durante o período da marcação. Se ocorrer um incidente, é possível rastrear as reservas da sala.

Poupe tempo na organização das reuniões

O Kelio Reservation permite poupar tempo no planeamento das reuniões, simplificando a pesquisa de salas disponíveis – mesmo que seja no último minuto!

Também permite evitar interrupções, uma vez que apenas os participantes na reunião podem aceder à sala reservada.

Porquê escolher o Kelio para a gestão de salas de reunião?

Ponte de ligação entre o Outlook® e as soluções de controlo de acessos Kelio
Disponibilidade da sala afixada em tempo real no terminal touchscreen e no Outlook®
Acesso autorizado apenas ao organizador e participantes na reunião
A reunião pode ser dada como encerrada no terminal para que a sala fique disponível para reserva.
As salas são automaticamente fechadas, se desejado, para proteger os equipamentos que estão no interior.