Gestão de Visitantes

Modernize a forma como recebe e gere visitantes

O Kelio Visitante é um software que permite efetuar a gestão de visitantes e o controlo de acessos de uma forma mais simples. Utilizado em conjunto com os terminais touchscreen Visio X7, o Kelio Visitante revitaliza o ambiente da sua receção e melhora a imagem da sua empresa.

O controlo de acessos de visitantes

Uma empresa recebe muitos visitantes todos os dias – pessoal dos correios, estafetas, fornecedores de serviços, clientes, trabalhadores de manutenção, candidatos para entrevistas, etc.

Receber e gerir visitantes é um assunto importante para as organizações, afetando a sua imagem e a sua segurança:

Receção não existente, sobrecarregada ou muito dispendiosa
Receção efetuada por pessoal de segurança sem formação ou aptidão para a tarefa
Falta de informação e comunicação sobre visitas esperadas
Falta de segurança (registo de receção baseado em papel, vigilância reduzida, etc.)
Risco aumentado de visitas não agendadas ou anónimas
Falta de conhecimento sobre que visitantes se encontram nas instalações, etc.

O Kelio Visitantes, integrado com o Kelio Access, é uma forma simples de receber os seus visitantes e manter a segurança das suas instalações e dos seus colaboradores.

A solução de controlo de acessos que moderniza as visitas às suas instalações

Ambiente de receção moderno, seja como solução autónoma seja com pessoal de receção
Criação de diferentes perfis de visitante
Implementação de procedimentos de receção específicos consoante o tipo de visitante: código de acesso para um estafeta, saudação personalizada para um cliente, etc.
Rápida identificação de visitantes pré-agendados ou inserção de informação de visitantes não programados.
Atualização e partilha de horário de visitantes
Maior segurança nos procedimentos de visitas: assinatura obrigatória num suporte digital
Rastreabilidade de visitas

O Kelio Visitantes pode ser utilizado em conjunto com o terminal touchscreen Kelio Visio (opcional) para uma maior flexibilidade de utilização e um ambiente mais moderno.

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Como implementar medidas de segurança na receção de visitantes na sua empresa?

Para garantir a segurança dos seus colaboradores, é importante restringir o acesso às suas instalações para evitar intrusões indesejadas. Mas, ao mesmo tempo, continua a ser necessário autorizar visitas, bem como a circulação de entidades externas essenciais ao bom funcionamento do seu negócio – entregadores, funcionários dos correios, pessoal da manutenção, etc.

A solução de gestão de visitantes Kelio permite-lhe personalizar a receção de visitantes de acordo com as suas necessidades, nas condições mais seguras possíveis.

Com o software de gestão de visitantes do Kelio, é possível:

Automatizar a receção da sua empresa,
Enviar QR Codes aos seus visitantes com antecedência,
Pedir aos seus visitantes que preencham um questionário com antecedência (por exemplo, questionário de saúde),
Rastrear os seus visitantes em conformidade com o RGPD,
Transmitir instruções de segurança ou protocolos de saúde específicos da sua atividade,
Atribuir um cartão de acesso com direitos específicos para cada tipo de visitante.

Com o software Kelio, poderá antecipar e gerir as suas visitas e os diferentes tipos de visitantes. Graças ao histórico preciso de visitas às suas instalações, você pode acompanhar quaisquer incidentes.

Fazer a gestão de visitantes esperados ou não esperados com total segurança

Os seus colaboradores agendam as visitas que vão receber no módulo Kelio Visitantes:

Pré-registo de visitas por colaboradores autorizados a receber visitantes
Visualização do calendário de visitas por tipo: atuais, futuras, não realizadas, finalizadas
Impressão de um ficheiro de visita com opção de assinatura
Sincronização com o calendário Outlook© do funcionário

Um e-mail de confirmação, contendo um QR-Code de identificação, é enviado automaticamente para o visitante. Um dia antes da visita é enviado ao visitante um e-mail de lembrete.

O SOFTWARE TAMBÉM PODE SER UTILIZADO PARA GERIR VISITAS NÃO PROGRAMADAS:

Inserção da identidade do visitante no terminal touchscreen Kelio Visio de forma autónoma ou assistida (nome, apelido, motivo da visita, etc.)
Impressão de cartão
Notificação do colaborador a quem se destina a visita

Terminal touchscreen Kelio Visio: Uma forma simples e moderna de receber os seus visitantes

O Kelio Visio é um terminal touchscreen interativo que permite receber os seus visitantes de uma forma simples e eficiente:

Assinalar a chegada, registando a visita diretamente no terminal ou digitalizando um QR-Code pré-registado
Ler as instruções de segurança
Tirar uma fotografia para completar o seu ficheiro de visitante

Depois da visita, o visitante assinada o fim da visita no terminal touchscreen.

O terminal Kelio Visio não necessita de qualquer intervenção humana e pode ser utilizado como complemento ou em substituição de rececionistas.

Identificação de visitantes

O funcionário é notificado da chegada do seu visitante em tempo real, por SMS ou e-mail.

Os visitantes utilizam um cartão para que sejam claramente distinguidos de colaboradores da empresa. Podem ser pré-registados vários templates de cartão e imprimir automaticamente um cartão ou conjunto de cartões.

Os cartões são devolvidos no fim da visita.

Saiba quem está no edifício

O Kelio Visitante simplifica a distribuição de calendários de visitantes a pessoal relevante e a gestão do controlo de acessos: colaboradores da receção, segurança, etc. Se houver uma evacuação, saberá precisamente quem se encontra nas instalações, incluindo visitantes.