Planificação de Horários

Planeamento de Horários

Gestão e planeamento de horários de trabalho de acordo com as necessidades da empresa

A realização do planeamento dos horários em tempo real é essencial para ir ao encontro dos requisitos do negócio da sua organização, para trabalhar de forma mais eficiente e para cumprir com a legislação laboral.

planeamento de horários de trabalho

O que é a Planificação?

A planificação ou planeamento de horários numa organização envolve: 

  • Organizar o trabalho definindo os horários de trabalho e as tarefas alocadas  
  • Selecionar a melhor pessoa para um posto de trabalho, de acordo com as suas aptidões e disponibilidade.
  • Gerir as contingências e os padrões de trabalho irregulares para prevenir a falta ou o excesso de colaboradores. 

Levando em conta:

  • Os objetivos de produção ou dos departamentos 
  • A legislação laboral (folgas, dias de trabalho, etc.)
  • Tratamento igualitário dos trabalhadores no local de trabalho 
  • As expectativas individuais para um maior equilíbrio entre o trabalho e a vida familiar e social 

A planificação de horários é essencial para garantir um serviço eficiente e contínuo em organizações onde a coordenação dos colaboradores é crucial:

  • hospitais, clínicas, laboratórios de análises clínicas, centros de saúde, lares de idosos;
  • restaurantes;
  • empresas de limpeza;
  • call-centers;
  • transporte rodoviário;
  • lojas;
  • fábricas em produção contínua;
  • etc.

Muito utilizado pelas empresas, a gestão de pessoal através do Excel© contém uma série de armadilhas, que desperdiçam tempo e aumentam o risco de erros:

  • Multiplicação de horários entre equipas;
  • Atualizações repetitivas e manuais;
  • Nenhuma integração de metas de produção, férias e ausências, requisitos de planeamento, etc.

Por outro lado, o software de planificação de horários oferece uma visão centralizada da organização do trabalho. Pode ser utilizado para gerir eficazmente os colaboradores, ajustando os recursos humanos de acordo com os objetivos operacionais e em linha com os indicadores de desempenho.

Otimizar a planificação de horários com o Kelio

O software Kelio Planning é uma ferramenta de gestão para agendamento de horários, ausências e atividades. Combina o número de colaboradores disponíveis, as aptidões e competências disponíveis e o volume de trabalho previsto, em conformidade com a legislação laboral (folgas, máximo de horas de trabalho, etc.). 

Simples de utilizar, as funções avançadas do Kelio Planning otimizam a organização do trabalho:

  • Gestão de escalas de pessoal, agendamento de licenças e faltas;
  • Alertas em caso de incumprimento de requisitos legais e laborais;
  • Ecrã ultra-personalizável;
  • Preparação automática de horários levando em conta múltiplos requisitos;
  • Gestão de empréstimos, substituições e pessoal temporário;
  • Gestão dos recursos disponíveis para fazer face às flutuações da atividade, com alertas para a falta ou o excesso de pessoal;
  • Partilha de horários simplificada: e-mail, SMS, impressão, publicação na área pessoal do funcionário.
Otimizar a planificação de horários com o Kelio
Kelio Planning, software de horários de trabalho

Planeamento visual e ergonómico

Reproduza de forma precisa a organização do trabalho da sua empresa, com horários que são facilmente personalizáveis pelos utilizadores. O Kelio Planning oferece múltiplas opções de configuração e visualização de dados:

  • Intuitivo e personalizável: vasta gama de cores e ícones 
  • Funcionalidades ergonómicas: copy/paste, ações agrupadas, templates de horários drop-down, etc.
  • Módulo totalmente web  para maior conveniência 
  • Escala temporal ajustável: visualização do planeamento por ano, mês, semana, hora 
  • Filtros configuráveis para visualizar a planificação para um conjunto de colaboradores 
  • Afixação flexível dos postos de trabalho – por linha, coluna ou pasta – para representar cada função específica na organização 
  • Identificação de falta ou excesso de colaboradores
  • Relatórios e dashboards customizáveis

Horários que cumprem os requisitos legais e contratuais

O Kelio Planning protege a sua organização com alertas que assinalam qualquer não-conformidade legal: 

  • Número de horas diário/ semanal máximo 
  • Tempo médio de trabalho num determinado número de semanas 
  • Tempo de repouso mínimo entre dois dias de trabalho 

Com o Kelio Planning também é possível adicionar alertas relacionados com os seus próprios regulamentos internos. Pode assim controlar: 

  • Horas extra, trabalho noturno, etc.
  • Objetivo de horas anuais 
  • Balanço de ausências, 35 horas semanais, etc.

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Kelio Planning, software de planificação de horários de trabalho

Planeamento partilhado e atualizado em tempo real

Em vez de ter diferentes ferramentas e gráficos utilizados individualmente ou por departamentos, o Kelio Planning guarda todos os horários da sua organização numa única base de dados. A visão geral do planeamento é acessível centralmente pelos diretores, colaboradores e Recursos Humanos, e é partilhada em tempo real. O empréstimo e partilha de colaboradores são facilitados e a carga de trabalho é distribuída de forma igualitária pelos colaboradores. 

Ao contrário da gestão de Recursos Humanos realizada em ficheiros Excel© individuais em cada departamento, a gestão partilhada da planificação Kelio oferece uma visão geral abrangente e atualizada da organização do trabalho na sua empresa.

Férias, repartição de horários, distribuição justa: centralize todas as suas informações no software de gestão de Recursos Humanos Kelio

Com o Kelio Planning, os diretores podem visualizar:

  • Os horários individuais e coletivos 
  • Alertas e anomalias, para assegurar a justiça entre os colaboradores
  • O impacto das ausências e saídas, e de que forma as necessidades estão a ser satisfeitas 
  • As variações entre as horas trabalhadas e as horas planeadas.

Identificar facilmente falta ou excesso de colaboradores

Ao tornar mais fácil identificar a falta ou o excesso de colaboradores, o Kelio Planning ajuda a otimizar a alocação de colaboradores de modo a suprir as necessidades:  

Em caso de falta de colaboradores:

  • Procure por recursos internos disponíveis e competências similares 
  • Solicite recursos temporários, usando um formulário que é enviado diretamente para o Departamento de Recursos Humanos ou empresas de trabalho temporário
  • Efetue a gestão de  colaboradores temporários

Em caso de excesso de colaboradores:

  • Disponibilize recursos disponíveis a outros departamento da empresa
  • Dê aos colaboradores folgas ou horas de pausa
software Kelio para planeamento de horários de trabalho
Planear horários de trabalho facilmente

Como planear horários facilmente

O Kelio Planning pode ser utilizado para:

  • Replicar facilmente horários semanais standard 
  • Obter  cálculos automáticos das necessidades de colaboradores, de acordo com as variáveis de atividade que podem ser diretamente integradas no software ou importadas de bases de dados externas (quantidades a produzir, objetivos anuais, número de encomendas, etc.) 
  • Criar diferentes horários preliminares, sem impacto nos colaboradores, antes de selecionar a versão definitiva. 
  • Gerar sugestões automáticas de horários: o software coloca colaboradores disponíveis em postos de trabalho para suprir necessidades, levando em conta prioridades, obrigações legais e requisitos específicos para cada função (ex. competências necessárias, colaboradores prioritários, colaboradores não autorizados). Estas sugestões de horários podem ser ajustadas antes de serem aplicadas. 

Planeamento de acordo com as necessidades

Para ir ao encontro das necessidades específicas de algumas atividades, como comércio, call centers ou catering, a  Kelio desenvolveu uma parceira com a Holy-Dis, uma empresa de software francesa especializada em soluções de gestão de Recursos Humanos, para oferecer uma solução com uma interface transparente e nativa entre o Kelio e o Planexa® ou Timesquare®.  Esta interface permite uma gestão integrada de horários e de  tempo de trabalho, eliminando a necessidade de reintrodução de dados. 

Otimização do planeamento com o Planexa®:

  • Gestão de dados de atividade
  • Criação de horários à medida da atividade  
  • Cumprimento de requisitos legais
  •  

Marcação de ponto simplificada com a solução Kelio:

  • Registo de tempo de trabalho através de um terminal de marcação
  • Gestão de pausas e folgas
  • Visualização de resultados individuais (balanço, balanço de ausências, etc.) 
  •  

Porquê escolher o Kelio para a gestão da planificação ?

  • Solução totalmente web
  • 3 níveis de planeamento customizáveis: tarefas / centros de custo / projetos
  • Planeamento de horários, ausências, postos de trabalho, atividades, projetos, etc.
  • Alertas em tempo real
  • Relatórios personalizados 
  • Empréstimos, substituições e recursos disponíveis 
  • Visualização por dia, 1/2 dia, 1/3 dia, hora-a-hora
  • Divulgação simples: impressão ou email
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