Software de Gestão de Custos de Trabalho
Software de Gestão dos Custos de Trabalho
Simplifique a monitorização do tempo de trabalho da sua equipa com uma solução de gestão de custos de trabalho.
O software de RH e os terminais de ponto garantem uma monitorização fiável da assiduidade, das ausências e atividades da sua equipa. Estas soluções permitem alcançar um equilíbrio entre o cumprimento das obrigações legais, o desempenho dos gestores e a satisfação dos colaboradores.
O que é o módulo de Gestão de de Custos de Trabalho?
O módulo Gestão de Custos de Trabalho inclui todos os processos de monitorização e verificação da duração do trabalho dentro de uma organização. O seu objetivo é consolidar as variáveis das folhas de pagamento necessárias para a elaboração dos recibos de vencimento no final do mês, como horas trabalhadas, licenças gozadas ou adquiridas e faltas.
A gestão de Recursos Humanos é muitas vezes equiparada à assiduidade da equipa durante um determinado período. Mas, na realidade, abrange todos os processos interdependentes da gestão do tempo de trabalho de uma empresa, incluindo a monitorização do tempo de trabalho, a gestão de ausências, a planificação de horários e a monitorização de horas extraordinárias.
Da mesma forma, o termo ‘Gestão de Custos de Trabalho’ é geralmente usado quando nos referimos a soluções de software de RH que permitem a monitorização completa do tempo de trabalho e das ausências da sua equipa dentro de uma organização.
Qual é o objetivo da Gestão dos Custos de Trabalho?
Existem dois objetivos:
- Em primeiro lugar, recolher, monitorizar e calcular os tempos de trabalho dos colaboradores
- Em segundo lugar, imputar o tempo trabalhado por atividade, departamento, centro de custo, projeto, cliente ou qualquer outra forma de organização.
O Kelio é, assim, muito mais do que um simples software de monitorização de presenças. Os sistemas de gestão de Recursos Humanos têm evoluído para otimizar os recursos humanos através da utilização de ferramentas de apoio ao planeamento, análise de rentabilidade das atividades e soluções de gestão de ausências.
A gestão de assiduidade é uma grande preocupação para os departamentos de RH. Permite que uma organização cumpra as suas obrigações legais e agilize a gestão organizacional dos seus colaboradores. O objetivo é obter ganhos de eficiência e apoiar o bem-estar no local de trabalho.
Quais são as funcionalidades incluídas nas nossas soluções de gestão de colaboradores?
As soluções de gestão de colaboradores incluem recursos “standard”, como:
- Gestão de assiduidade: marcações de ponto de entrada/saída, horas extras, saída em trabalho
- Gestão de ausências e licenças: folgas de compensação, autorização especial de ausência
- Gestão de tempos de descanso e pausas
- Planificação de horários e planeamento com restrições
- Anualização dos tempos de trabalho
- Gestão de Atividades (gestão analítica do tempo despendido em diversas atividades ou projetos)
- Monitorização de perfis individuais de assiduidade, com acesso a um portal de RH para cada funcionário utilizador
- Marcação de ponto ou declaração de tempo de trabalho, através de terminal de ponto ou sistema de ponto virtual (em PC, smartphone, tablet).
Os sistemas de gestão de custos de trabalho mais avançados, como o Kelio, oferecem funcionalidades adicionais:
- Declarações de presença dos diretores com taxa diária fixa, sem selo temporal
- Monitorização do teletrabalho, por pessoa e turno
- Gestão de horas destinadas a atividades sindicais, para os representantes dos funcionários
- Gestão de saídas em trabalho
- Personalização avançada para pedidos de ausência, bónus e horas de compensação.
O custo do trabalho costuma ser apenas uma parte dos softwares de gestão de Recursos Humanos, que geralmente incluem a gestão de recrutamento, formação, funções e habilitações, formulários de despesas, gestão de talentos e espaço de arquivo de documentação de RH.
A adoção de um sistema integrado de gestão de custos do trabalho permite digitalizar de forma eficiente muitos processos de RH dentro da organização, com ou sem fases de aprovação envolvendo gestores e administradores de RH.
Em que tipo de empresas faz sentido uma solução de Gestão de Custos de Trabalho?
A gestão dos custos de trabalho é útil para todos os tipos de organizações, independentemente do número de colaboradores ou do seu setor de atividade. As organizações privadas e públicas, as pequenas empresas e as multinacionais ou associações estão todas sujeitas aos mesmos requisitos de monitorização e registo dos tempos de trabalho.
Para além da vertente de ‘gestão de assiduidade’, a monitorização analítica do tempo despendido por atividade é particularmente útil para as seguintes organizações, especialmente na análise da sua rentabilidade ou da sua faturação:
- Indústria
- Empresas de consultoria
- Gabinetes de projeto
- Serviços de cuidados pessoais.
Quão útil é a gestão de custos de trabalho e por que implementar um sistema de gestão de pessoas?
Uma solução de gestão de assiduidade e atividades oferece muitas vantagens. Geralmente existem cinco objetivos ao introduzir um sistema de gestão de custos de trabalho numa organização:
UMA FERRAMENTA PARA GARANTIR QUE A SUA EMPRESA CUMPRE A LEGISLAÇÃO LABORAL:
- Tempos de descanso respeitados
- Limites de horas extras
- Monitorização automática das horas trabalhadas, com alerta se o tempo for excedido
- Acompanhamento de alterações na legislação e atualizações.
O SOFTWARE DE RH GARANTE QUE OS DADOS SÃO REGISTADOS DE FORMA SEGURA:
- As variáveis dos salários são calculadas de forma fiável e sem risco de erro
- Extração e transferência de variáveis de pagamento, sem necessidade de as inserir manualmente
- Possibilidade de gestão de diversos tipos de contratos laborais ou acordos coletivos numa ferramenta centralizada.
SOFTWARE QUE SIMPLIFICA A GESTÃO DIÁRIA DE RECURSOS HUMANOS:
- Gestão digitalizada de tarefas administrativas e processos de RH (muitas vezes realizadas em papel)
- Centralização de informações
- Visualização partilhada em tempo real.
UMA SOLUÇÃO DE GESTÃO DE CUSTOS DO TRABALHO PARA EFETUAR UMA GESTÃO ANALÍTICA DA ATIVIDADE:
- Repartição das horas trabalhadas por atividade, projeto, centro de custo, cliente ou qualquer outra variável
- Relatórios de análise de desempenho.
UMA SOLUÇÃO DE RH PARA OTIMIZAR A QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO:
- A partilha e distribuição de informação aumenta a confiança dos colaboradores na sua gestão e no RH da organização
- Os funcionários podem consultar os seus dados de forma independente e/ou gerir os seus processos de RH
- Melhor gestão de turnos com a utilização de ferramentas de apoio à planificação de horários
- Distribuição mais justa das tarefas e das horas de trabalho, garantindo a coesão social
- Aumento da lealdade da equipa.
Quem usa soluções de gestão de assiduidade e de atividades?
A gestão de Recursos Humanos destina-se a todos os funcionários de uma organização. É uma das únicas ferramentas que todos utilizam, qualquer que seja o seu nível de responsabilidade.
Os funcionários interagem com as soluções de gestão de assiduidade para:
- Marcar o ponto ou declarar a sua presença
- Indicar a quantidade de tempo gasto numa atividade
- Consultar os seus horários
- Efetuar pedidos de ausência ou notificações de ausência
- Consultar os seus dados, a sua ficha de funcionário ou qualquer outro documento fornecido pelo departamento de RH
- Transferir saldos ou realizar outros processos de RH.
Para isso, os colaboradores acedem ao software através de um portal RH. Também chamado de self-service de RH, o portal do funcionário é uma secção do software dedicada aos funcionários que lhe permite aceder a todos os processos digitalizados de RH. Pode ser acedido a partir de um PC, smartphone, tablet ou terminal de ponto digital.
Os diretores utilizam ferramentas de gestão de Recursos Humanos para:
- Monitorizar a assiduidade da sua equipa
- Criar horários de trabalho
- Gerir os tempos por atividade
- Validar pedidos de ausência usando a visão geral dos horários dos seus turnos
- Receber alertas de anomalias: atrasos, ausências não planeadas, horas extras excedidas em determinado período.
As soluções de gestão de custos de trabalho facilitam as tarefas de gestão aos profissionais de RH e às Administrações das organizações, especialmente em termos de:
- Gestão de assiduidade dentro da organização
- Acompanhamento de análises e rentabilidade
- Cálculo de licenças, bónus, saldos individuais
- Emissão das folhas de pagamento.
Como escolher uma solução de gestão de custos de trabalho? Quatro critérios pouco conhecidos, mas essenciais
É muito importante escolher uma boa solução de assiduidade e de atividades, principalmente porque esse sistema estará ao serviço da empresa durante muito tempo e afetará todo o seu quadro de funcionários.
Os critérios de seleção mais óbvios têm a ver com as funcionalidades e opções do software. Mas existem quatro critérios menos conhecidos que também são críticos na escolha de uma ferramenta de gestão de custos de trabalho:
- A possibilidade de configurar o sistema de acordo com os seus métodos de gestão. Independentemente da sua dimensão, cada organização tem práticas laborais e de gestão próprias (acordos coletivos de trabalho, contratos laborais, etc.). A solução a adotar deve, portanto, ser capaz de se adaptar à sua organização e a quaisquer mudanças que possam existir ao longo do tempo. A solução escolhida deve permitir que os seus profissionais de RH a configurem e utilizem de acordo com as necessidades. Isso garantirá uma obtenção de dados fiável ao longo do tempo.
- Ergonomia: uma solução de gestão de ponto e assiduidade é uma das poucas ferramentas partilhadas por toda a equipa em todos os níveis. A experiência de utilizador deve ser ideal para garantir uma implementação tranquila entre funcionários e gestores. As ações devem ser simples e práticas para que a solução escolhida seja bem acolhida por toda a equipa.
- A capacidade da solução se integrar com o software de salários e ERP e de ser utilizada pela sua estrutura informática é essencial para otimizar a gestão da sua empresa.
- Serviços associados: auditoria, seleção de recursos, configuração e implementação, formação, suporte pós-venda – há muitos serviços que exigem um suporte de alta qualidade. A sua empresa não muda o sistema de gestão de RH todos os meses. Assim, deve poder contar com os especialistas que fazem isso todos os dias e que o impedirão de cometer erros.
Como implementar um sistema de gestão de assiduidade eficiente e prático?
Existem várias etapas essenciais para implementar uma solução de gestão de Recursos Humanos. É importante seguir todas essas etapas de modo a aproveitar todos as vantagens da solução.
PASSO 1: DEFINIR OS REQUISITOS E NECESSIDADES
Antes de começar a procurar um fornecedor de serviços, deve perguntar-se o que precisa e espera de um sistema de gestão de Recursos Humanos.
Eis uma lista de perguntas que o ajudarão nesta etapa:
- Quem irá utilizar o sistema de gestão de Recursos Humanos? Qual será o papel dessas pessoas? Que ações vão precisar de realizar?
- Como são organizados os horários de trabalho na sua organização? Existem diferentes perfis, horários de trabalho? É uma organização que opera sob diferentes acordos laborais?
- Como poderá integrar este sistema ao software e aos procedimentos já existentes?
- Dispõe de habilitações e conhecimentos internos para liderar e monitorar este projeto?
- Quais as funcionalidades que mais lhe interessam?
- Que benefícios espera obter? Poupança de tempo, custos, maior qualidade de vida no trabalho, justiça laboral, etc.
Esta fase de reflexão irá ajudá-lo/a a desenvolver um conjunto inicial de especificações.
Não se esqueça de identificar os obstáculos e riscos associados ao seu projeto.
Vá em frente e registe quaisquer áreas sensíveis e/ou riscos para a sua organização que possam comprometer a implementação do sistema de gestão de Recursos Humanos. Por exemplo, a falta de conhecimento sobre os regulamentos laborais de um dos acordos da sua organização pode levar a erros e criar grandes riscos jurídicos.
PASSO 2: ADQUIRA UMA FERRAMENTA ADAPTÁVEL, FLEXÍVEL E ROBUSTA.
Muitas empresas não reservam tempo para fazer pesquisas e acabam com um prestador de serviços e uma ferramenta que não atende bem ao seu perfil e não corresponde às suas expectativas.
Ao contactar prestadores de serviços, não hesite em perguntar-lhes sobre a utilização quotidiana do seu sistema e as funcionalidades que este oferece. Solicite uma demonstração de casos específicos que reflitam as suas necessidades específicas.
As nossas equipas estão disponíveis para lhe apresentar as nossas soluções com demonstrações personalizadas e esclarecer todas as suas dúvidas.
Aproveite para conhecer as equipas e serviços propostos pelo(s) prestador(es) de serviço.
Embora as características técnicas do software de gestão de custos de trabalhos sejam importantes para a sua decisão, elas não são os únicos elementos a ter em conta na escolha de uma solução.
Se o suporte ao cliente não puder fornecer o apoio certo, uma ferramenta não terá nenhuma utilidade para si, por mais poderosa que seja. Deve, portanto, pedir para conhecer as equipas que o/a irão apoiar na utilização do software. Verifique a disponibilidade, os canais de comunicação que utilizam, se os clientes existentes estão satisfeitos e também quais os serviços que estão incluídos (assistência técnica, atualizações, resolução de problemas).
PASSO 3: RESERVE O TEMPO E OS RECURSOS NECESSÁRIOS PARA CONFIGURAR A SUA FERRAMENTA.
A etapa de implementação e configuração do software de gestão de custos de trabalho não é das mais fáceis e as equipas de RH podem considerá-la tediosa. Mas é a chave para o sucesso do seu projeto de gestão e monitorização. É imprescindível ter o apoio do fornecedor da solução de software durante esta fase crítica para.
A Infocontrol apoia as empresas e organizações desde 1987 com procedimentos comprovados. Garantimos que a solução está configurada de acordo com a legislação e os acordos do seu setor de atividade, e realizamos testes para verificar se os resultados obtidos estão de acordo com as expectativas. Por fim, ministramos a formação necessária para utilização do software, de modo a que tenha a autonomia necessária para gerir diariamente o seu sistema de gestão de custos de trabalho.
PASSO 4: COMUNICAR E APOIAR OS FUNCIONÁRIOS PARA APRENDER A USAR O SOFTWARE DE GESTÃO DE CUSTOS DE TRABALHO.
As suas equipas de RH devem assumir a liderança deste projeto e promovê-lo e comunicá-lo internamente de forma a garantir a sua aceitação e integração por parte dos colaboradores da sua organização.
Algumas boas práticas para envolver a sua equipa num sistema de gestão de custos de trabalho:
- Nomeie um diretor de gestão de custos de trabalho
- Inicie um processo de gestão de mudança para funcionários
- Organize apresentações sobre a solução de gestão de assiduidade e presença
- Selecione funcionários para serem embaixadores da solução. Estes testarão os procedimentos estabelecidos e poderão então dar formação aos colegas
- Sensibilize os colaboradores para a importância do sistema de gestão de custos de trabalho e os benefícios imediatos para eles: consulta independente dos seus horários de trabalho, validações mais rápidas, transparência.
- Abra um espaço de perguntas e respostas dedicado à implementação do sistema de gestão de custos de trabalho.
Como estimar o ROI de uma solução de gestão de custos de trabalho?
Seria demasiado simplista e até mesmo enganador sugerir que o retorno do investimento de uma solução de gestão de custos de trabalho é calculado com base numa fórmula. Na verdade, este cálculo depende de vários parâmetros: a situação inicial da monitorização do tempo (totalmente em papel ou parcialmente digitalizada), a complexidade da organização (múltiplos acordos, múltiplos locais, número de pessoal), atributos específicos da atividade (horas anualizadas ou planificações de horários complexas).
No entanto, a experiência mostra que o retorno do investimento de um sistema de gestão de assiduidade é muito rápido porque este automatiza tarefas administrativas demoradas para o departamento de RH e para os gestores.
- Organização otimizada com planeamentos atualizados e compartilhados
- Monitorização precisa dos tempos de trabalho
- Alertas mais rápidos.
Alcançará maior rentabilidade após apenas alguns meses de uso. Para além dos ganhos puramente financeiros e da poupança de tempo, outros benefícios podem ser esperados da otimização da gestão dos custos do trabalho: melhoria do ambiente social, maior justiça, qualidade de vida no trabalho, confiança na gestão, foco em tarefas de maior valor e na otimização do capital humano.
O Kelio adapta-se aos requisitos específicos da sua organização
Resultado de cinco anos de I&D e de um investimento de cinco milhões de euros, as soluções de gestão de tempo e assiduidade respondem a todos estes critérios. Trazem-lhe visão, eficiência e capacidade de resposta, graças às suas inúmeras funcionalidades.
Há mais de 35 anos que a Kelio desenvolve soluções inovadoras e profissionais adaptadas às suas necessidades, por isso não espere mais!
