Gestão de Despesas

Software de gestão de despesas

Liberte a sua empresa do fardo administrativo das folhas de despesas

Graças ao módulo de gestão de despesas Kelio e à sua interface intuitiva, centralize e faça a gestão das despesas dos seus colaboradores.

Software de gestão de despesas, indispensável numa empresa

A implementação de um software de gestão de despesas envolve várias questões importantes para as empresas, incluindo:

Otimização de processos: o software de gestão de despesas ajuda a automatizar e agilizar o processo de gestão de despesas, reduzindo o tempo e o esforço necessários para introduzir, validar e reembolsar despesas.
Erros reduzidos: ao eliminar processos manuais e disponibilizar ferramentas de verificação automática, o software de despesas ajuda a minimizar o risco de erros e fraudes, garantindo a integridade dos dados financeiros da empresa.
Conformidade regulamentar: o software de despesas é geralmente concebido para seguir as atuais regulamentações fiscais e contabilísticas, garantindo que a empresa se mantém em conformidade com as leis e normas de despesas comerciais.
Visibilidade e controlo: Ao centralizar todos os dados relacionados com as despesas comerciais, o software de gestão de despesas oferece uma melhor visibilidade e controlo sobre os custos. Desta forma, os gestores podem monitorizar e analisar as tendências de despesas, mas também tomar decisões informadas.
Mobilidade e flexibilidade: as soluções de gestão de despesas baseadas na cloud permitem que os colaboradores enviem despesas a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, facilitando a gestão de viagens corporativas e melhorando a experiência do utilizador.
Gestão de tempos de descanso e intervalo.
Monitorização analítica da assiduidade

Basta inserir os seus relatórios de despesas no software de Gestão RH

Graças a uma interface muito simples, os seus colaboradores poderão introduzir rapidamente as suas folhas de despesas. Podem também anexar os seus documentos comprovativos, digitalizando-os ou tirando uma fotografia diretamente.

O software de gestão de despesas Kelio adapta-se à sua política de reembolso para lhe permitir controlar melhor as despesas dos seus colaboradores:

Gestão de despesas de preço fixo/reais/reais com plafond, etc.
Franquias de quilometragem sujeitas a viagens pré-programadas,
Gestão de viaturas da empresa,
Rastreamento multi-divisas,
Distribuição por eixos analíticos.

As tabelas de reembolso podem ser adaptadas de acordo com o perfil de cada pessoa (vendedores, técnicos, chefia, etc.). Estas tabelas personalizadas de acordo com o perfil dos colaboradores oferecem uma abordagem mais justa e adaptada às especificidades de cada categoria profissional, seja para vendedores que se deslocam com frequência, técnicos que necessitam de despesas de deslocação ou de gestão para despesas mais estratégicas.

Da mesma forma, os circuitos de validação podem ser diferentes consoante as categorias do relatório de despesas. Esta possibilidade permite otimizar o processo, dando especial atenção às despesas mais sensíveis ou estratégicas. Ao integrar a gestão de despesas no plano de formação, as empresas podem também simplificar e otimizar o seu orçamento de desenvolvimento de competências.

Também é possível imputar custos ao seu plano de formação, para uma gestão integrada de despesas de desenvolvimento de competências.

Faça a gestão dos seus relatórios de despesas através do seu smartphone

Crie ou valide os seus relatórios de despesas diretamente a partir de um smartphone!

No seu telemóvel, encontrará os mesmos dados para preencher que no seu computador, mas o layout está adaptado e para uma utilização ideal num ecrã tátil.

Tire uma fotografia dos documentos comprovativos para os anexar diretamente à sua folha de despesas: o gestor é imediatamente alertado para a chegada de uma nova folha de despesas. O gestor pode visualizar o documento e validá-lo o mais rapidamente possível. Esta funcionalidade do software de despesas Kelio simplifica muito o processo para os colaboradores e gestores. Também acelera o processamento de despesas, garantindo um reembolso mais rápido e uma gestão mais eficiente das despesas comerciais.

Desta forma, os seus colaboradores podem inserir as suas folhas de despesas à medida que gastam dinheiro enquanto viajam. Gerir folhas de despesas a partir de um smartphone oferece flexibilidade e conveniência incomparáveis para os colaboradores, ao mesmo tempo que reduz o risco de se esquecer ou perder recibos.

Ao integrar a gestão de despesas na vida diária dos colaboradores através dos seus smartphones, a Kelio facilita a conformidade, a transparência e a responsabilização no processo de gestão de despesas.

O software de Gestão RH que simplifica a validação das folhas de despesas

Quando a folha de despesas estiver completa e correta, o colaborador solicita o reembolso enviando-a para o processo de validação de folhas de despesas da empresa.

Simplifique a validação das folhas de despesas: cada gestor é alertado por e-mail ou uma notificação no seu Portal RH. Pode então validar as folhas de despesas da sua equipa no seu PC ou smartphone, simplificando assim os seus processos de gestão de RH. O prazo de validação é encurtado e o reembolso dos custos é mais rápido!

O software de gestão de despesas Kelio simplifica consideravelmente o processo de validação de folhas de despesas ao automatizar notificações e lembretes para os gestores. Ao centralizar e simplificar este processo, o Kelio ajuda a otimizar a gestão de recursos humanos e a melhorar a experiência dos colaboradores.

Acompanhe as despesas dos seus colaboradores utilizando gráficos

Acompanhe a validação das suas folhas de despesas e exporte esses dados utilizando exportações personalizáveis no Microsoft Excel® para fins estatísticos. Dispõe de vários painéis padrão que lhe permitirão realizar uma monitorização analítica detalhada (por exemplo, controlar a distribuição de custos por departamento, por colaborador, etc.). Estas exportações também podem ser enviadas para software de contabilidade ou de processamento de salários.

Uma tabela de acompanhamento também permite monitorizar o progresso das validações e reembolsos rapidamente: com um software de relatório de despesas, obtém uma visão global e instantânea da gestão de despesas profissionais. Isto ajuda a identificar rapidamente atrasos ou possíveis problemas.

Se tiver o complemento de gestão do plano de formação, o colaborador poderá selecionar a formação para a qual incorreu em despesas ao introduzir o seu relatório de despesas. Os campos associados são preenchidos automaticamente e os custos incorridos serão transferidos diretamente para o plano de formação correspondente.

Porque escolher o Kelio para a gestão das despesas ?

Gerir os relatórios de despesas pode rapidamente tornar-se um processo tedioso e demorado para as empresas. No entanto, com o software de relatórios de despesas Kelio, esta tarefa pode ser simplificada e otimizada graças às suas muitas características avançadas.

Fluxo de trabalho de validação de relatórios de despesas: o Kelio oferece um fluxo de trabalho de validação de relatórios de despesas personalizável, permitindo definir as etapas de validação com base na hierarquia da empresa. Isto garante um processo transparente e eficiente, assegurando ao mesmo tempo a conformidade com as políticas internas de despesas.
Registo contabilístico do relatório de despesas: uma vez validado, o relatório de despesas é registado automaticamente no sistema contabilístico, o que simplifica a gestão administrativa e garante a precisão dos dados financeiros.
Gestão de perfis de utilizador: o Kelio oferece uma gestão avançada de perfis de utilizador para personalizar as permissões de acesso e facilitar a inserção de relatórios de despesas pelos colaboradores. Cada utilizador pode assim aceder facilmente ao seu perfil e enviar as suas despesas com facilidade.
Análise detalhada: O Kelio permite ainda a análise detalhada dos relatórios de despesas, o que possibilita o acompanhamento e análise das despesas por cliente, projeto, ficheiro, etc. Esta funcionalidade proporciona maior visibilidade na alocação de recursos e facilita a tomada de decisões estratégicas.
Edição de relatórios de despesas: o Kelio oferece a capacidade de editar relatórios de despesas de forma flexível e intuitiva, permitindo aos utilizadores modificar e completar as informações conforme necessário.
Estatísticas: O nosso software de relatórios de despesas oferece ferramentas estatísticas avançadas, permitindo gerar relatórios detalhados sobre despesas, tendências e comportamento do utilizador. Estas estatísticas fornecem uma visão geral abrangente da situação financeira da empresa e ajudam a identificar áreas de otimização.