Software de Gestão de Atividades

Gestão de Atividades

Gestão analítica do tempo de trabalho

Este módulo de software permite imputar o tempo trabalhado por atividade, departamento, centro de custo, projeto ou cliente. Com o Kelio Analytics (Atividades), todos estes dados podem ser utilizados para implementar um sistema eficaz de contabilização de custos, de modo a otimizar a sua organização e analisar a rentabilidade.

Adapte as atividades às necessidades da empresa

O software Kelio dá à sua empresa uma maior visibilidade da atividades dos colaboradores e pode ser utilizado para alinhar o planeamento de tarefas com as necessidades, de modo a aumentar a produtividade. Todos os dias, os colaboradores e diretores marcam a entrada e saída no relógio de ponto, e notificam as suas horas para imputar o seu tempo de trabalho a centros de custo.

Totalmente customizável, permite criar a monitorização de custos em departamentos definidos pela empresa, para obter uma divisão de custos que se adeque à sua organização. Por exemplo: tempo e custos por atividades, projetos, tarefas, serviços, clientes, linhas de produção, máquinas, postos de trabalho, centros de custo, etc.

A personalização de atividades usando cores e ícones torna o calendário mais fácil de ler.

Planeamento de atividades de forma rápida

O planeamento da atividade ou de futuras atividades é definido para cada colaborador. A fase de planeamento é opcional, mas, quando o planeamento é definido, é possível modelar a organização prevista de atividades e pode ser utilizado para prever resultados futuros.

Esta previsão pode ser utilizada posteriormente para registar quaisquer variações ao planeamento “real”.

Juntamente com o módulo Kelio Planificação, será mais fácil organizar e visualizar a alocação de colaboradores, em horários simples e claros. Cada departamento terá assim um alinhamento perfeito entre o nível de colaboradores disponíveis, as competências disponíveis e o trabalho previsto.

Alocação de horas trabalhadas

O Kelio Analytics aloca as horas trabalhadas pode centro de custo para cada colaborador, gerando registos de horas por atividade. Há várias formas de gerir estas alocações:

Alocação manual: O diretor monitoriza o tempo de trabalho dos seus colaboradores e aloca diretamente as horas trabalhadas. A inserção de dados manual é muito útil para corrigir erros de alocação ou para gerir uma situação excecional.
Alocação automática: Vários modos de geração automáticos para alocação utilizam o calendário para fazer a distribuição das horas trabalhadas, para que não tenha de o fazer manualmente.
Alocação em modo de declaração: Este modo permite uma divisão retrospetiva das horas trabalhadas por centro de custo utilizando vários modos de inserção de dados (declaração em duração ou percentagem/ declaração em período de tempo).
Alocação em tempo real através da marcação de ponto.

Ferramentas práticas para alocação em tempo real

O Kelio oferece diversas formas de imputar atividades:

Terminais de marcação de ponto
Computador – PC ou Mac – através do módulo Portal RH
Smartphone: através do módulo Portal RH
Leitor de código de barras ligado ao terminal de ponto
Leitor standalone
Leitor de proximidade para uma determinada atividade

Resumo analítico: relatórios e dashboards

Quando a divisão analítica está completa, pode aceder a relatórios (relatórios PDF e Excel) e dashboards para analisar o tempo trabalhado. Poderá medir o tempo por atividade, custos e quantidade.

Também terá acesso à informação de que necessita para registar variações entre a atividade planeada e atividade realizada, para medir e otimizar a organização do trabalho.

O que Kelio pode fazer por si

Totalmente integrado com a solução de gestão de assiduidade Kelio
Indicação de atividade em tempo real
Declaração retrospetiva do tempo por atividade
Planeamento de tarefas
Valorização do tempo utilizando o cálculo de custos
Gama de terminais e leitores compatíveis
Ligação ao Kelio Planificação

Perguntas frequentes sobre a gestão de atividades

O que é a gestão de atividades no contexto da gestão de RH?

A gestão de atividades permite imputar o tempo de trabalho dos colaboradores a atividades, projetos, centros de custo ou clientes, facilitando a análise da produtividade, dos custos e da rentabilidade das operações.

Qual a diferença entre gestão de assiduidade e gestão de atividades?

A gestão de assiduidade regista o tempo de presença e de trabalho dos colaboradores, enquanto a gestão de atividades permite analisar como esse tempo é distribuído por tarefas, projetos ou centros de custo, com uma abordagem mais analítica e estratégica.

É possível imputar horas automaticamente às atividades?

Sim. O software Kelio permite imputar horas às atividades de forma manual, automática ou declarativa, consoante as regras definidas pela empresa e a organização do trabalho.

A gestão de atividades permite analisar custos e rentabilidade?

Sim. Ao associar o tempo trabalhado a atividades, projetos ou centros de custo, o módulo de Gestão de Atividades permite implementar um sistema eficaz de contabilização de custos e analisar a rentabilidade da organização.

Este módulo integra com outros módulos de RH do Kelio?

Sim. A gestão de atividades integra com os módulos de gestão de assiduidade, planificação de horários e restantes soluções de RH, garantindo coerência e fiabilidade dos dados analisados.