Assinatura Eletrónica de Documentos RH

Livre-se do papel com a assinatura eletrónica e o software Kelio

Tenha os seus documentos de Recursos Humanos assinados remotamente: contratos de trabalho, relatórios de fim de período, protocolos de saúde, regulamentos internos… Gerir assinaturas e arquivar documentos assinados nunca foi tão fácil!

Quais são as vantagens da assinatura eletrónica?

Acelere a realização das suas tarefas administrativas utilizando assinaturas eletrónicas. Existem diversas vantagens na digitalização do processo de assinaturas:

Reduza a despesa: acabe com o processamento de papel e com os custos de envio de documentos por correio
Contribua para a proteção do ambiente ao reduzir a utilização de papel
Acelere os processos de contratação e de onboarding
Reduza o tempo despendido em tarefas administrativas, para que o seu departamento de Recursos Humanos se possa focar naquilo que realmente importa. Várias tarefas que consomem tempo e não trazem qualquer valor podem ser eliminadas dos processos de trabalho graças às assinaturas eletrónicas.
Certificação da identidade do signatário e integridade do documento assinado
Modos de validação individual ou agrupada
Arquivo automático dos documentos assinados no Kelio

Um processo simples para digitalizar a assinatura dos seus documentos de RH

Diga adeus à papelada, correios e documentos perdidos!

Com este módulo de digitalização totalmente integrado, pode ter os relatórios de fim de período do Kelio assinados – e todos os seus documentos externos também (apenas ficheiros PDF):

Documentos genéricos, como protocolos de saúde e regulamentos internos
Documentos individuais, tais como contratos de trabalho

Como localizo e arquivo os meus documentos?

No Kelio, pode acompanhar o estado dos documentos por período, filtrar por signatário e garantir arquivo automático após a assinatura.

Pode utilizar uma tabela de rastreamento para monitorizar o progresso dos documentos que enviou para assinatura no período selecionado. As funções de classificação e filtragem permitem que identifique rapidamente signatários que estão atrasados na devolução de documentos assinados, ou que cancele o processo caso detete um erro. Uma vez assinados, os seus documentos serão automaticamente arquivados no seu espaço de armazenamento seguro no Kelio, onde poderá organizá-los e descarregá-los.

Um ficheiro de prova permite-lhe certificar a autenticidade do documento e do seu signatário.

Simples, prático, preço adaptado à utilização

O Kelio torna a sua vida mais fácil, criando um custo único para o seu processo de assinatura, com um pack “tudo-incluído”:

A assinatura do signatário
A entrega do e-mail ou SMS com o código único exigido para autenticar e confirmar a assinatura
A assinatura da empresa (empresa como entidade legal/ pessoa responsável legal da empresa)*
Link enviado para todos os signatários para download do documento quando este estiver assinado
Recibo e armazenamento do documento assinado no seu servidor Kelio

* O Kelio torna o processo de assinatura da sua empresa (server cache) mais fácil, mostrando um ecrã de validação antes de os documentos serem enviados para assinatura. Isto também lhe permite adicionar eletronicamente a autorização da empresa, utilizando um certificado “permanente” (certificado de longa-duração não restrito a uso único).

O seu “livro de assinatura” também será digitalizado, permitindo-lhe evitar erros antes de enviar documentos e, principalmente, adicionar a assinatura legalmente reconhecida da empresa ou representante legal a todos os seus documentos de RH.

Pague apenas pelo que utiliza!

Cobrança trimestral
Cobrança de acordo com o nível de utilização
Descontos: quanto mais usar, mais o preço por assinatura desce.

O que diz a Lei sobre as assinaturas eletrónicas?

Uma vez validada por uma autoridade de certificação, uma assinatura eletrónica tem o mesmo valor legal que uma assinatura manual. Quando utilizadas em documentos digitais, as assinaturas eletrónicas permitem:

Validar a identidade do signatário (de forma clara e simples)
Garantir a integridade do documento assinado (sem alterações efetuadas após a assinatura)
Impedir a negação do documento assinado por parte do signatário (o signatário não pode negar que assinou o documento)

Desde 1 de julho de 2016, a Norma Europeia eIDAS estabelece uma moldura legal que harmoniza as regras que regem as assinaturas em toda a União Europeia.

O Kelio integra automaticamente a disponibilização de um ficheiro de prova que certifica o processo de assinatura eletrónica a cada documento assinado.

Connective: Parceiro de confiança

Esta funcionalidade é oferecida através de uma parceria com a Autoridade Certificadora Connective.
Para si, isto é uma garantia de que os nossos processos de assinatura eletrónica cumprem todos os regulamentos europeus e internacionais relevantes.

Este parceiro fiável cumpre os regulamentos eIDAS. Esta parceria observa e respeita as obrigações estabelecidas no RGPD.

Reduz o tempo despendido em tarefas administrativas de Recursos Humanos
Reduz custos
Acelera os processos de contratação
Certifica a autenticidade de documentos assinados
Cobrança trimestral – baseada na utilização

Perguntas frequentes sobre as assinaturas eletrónicas no Kelio

A assinatura eletrónica tem validade legal?

Sim. As assinaturas eletrónicas têm validade legal, desde que cumpram os requisitos aplicáveis e sejam utilizadas soluções conformes com o enquadramento europeu (eIDAS), garantindo integridade do documento e identificação do signatário.

Que documentos de RH podem ser assinados eletronicamente?

É possível assinar eletronicamente vários documentos de Recursos Humanos, como contratos, adendas, declarações, comunicações internas e outros documentos que necessitem de formalização e arquivo.

Como é confirmada a identidade do signatário?

O processo de assinatura pode incluir mecanismos de verificação, como o envio de um código de confirmação por SMS e/ou e-mail, para reforçar a validação do signatário e a segurança do processo.

Onde ficam arquivados os documentos assinados?

Após a assinatura, os documentos podem ficar automaticamente arquivados e organizados na plataforma, permitindo pesquisa por períodos, consulta do histórico e acompanhamento do estado (assinado/pendente).