“Self-service” para funcionários: benefícios e melhores práticas
O “self-service” do funcionário é uma ótima ferramenta que, quando utilizada de forma correta, melhora a vida profissional de funcionários e empregadores. Antes de olharmos para alguns desses benefícios, o que exatamente é o “self-service” do funcionário?
O “self-service” do funcionário é uma tecnologia que permite que os colaboradores acedam diretamente a determinadas funções de RH, geralmente através de um portal ou intranet. Normalmente, estas são funções que anteriormente exigiam o contacto direto com as equipas de RH.
Um número crescente de organizações está a utilizar o “self-service” dos colaboradores. A sua utilização varia consoante a dimensão e a atividade da empresa, mas as funções comuns incluem a atualização de dados pessoais, download de recibos de vencimento eletrónicos, consulta de registos de presença e marcação de férias. Devido à natureza frequentemente confidencial dos dados envolvidos, é comum o acesso ser feito com logins seguros, sendo os serviços alojados localmente ou na cloud.
Permita que os seus RH se destaquem
Há muitos benefícios no “self-service” do funcionário, mas provavelmente o mais óbvio seja a redução da carga administrativa do departamento de Recursos Humanos. Ao permitir que os colaboradores acedam diretamente às informações de RH, reduz-se o número de tarefas processadas manualmente por este departamento. Por exemplo, no caso da marcação de férias, deixa de ser necessário preencher formulários em papel, dado que o pedido é feito eletronicamente e segue diretamente para aprovação do responsável. Também se minimiza o risco de erro humano, que pode exigir tempo adicional para correções.
Desta forma, o “self-service” permite que a organização se concentre mais na vertente estratégica dos RH do que nas tarefas transacionais. Com mais tempo para se focarem em aspetos como a cultura e a comunicação interna, a equipa de RH pode melhorar a retenção e atratividade de talentos.
Positivo para todos
A organização também beneficia por dar aos colaboradores acesso direto a estas funções. O envolvimento dos colaboradores promove um maior sentido de responsabilidade, aumentando a motivação e a produtividade. Mesmo indicadores como a assiduidade podem melhorar quando os trabalhadores têm acesso aos seus próprios dados de presença.
Apesar do nome, o “self-service” também facilita a vida dos gestores. Várias funções de RH requerem validação por parte dos responsáveis (como pedidos de férias ou registos de presença). A automação desta ferramenta permite que estas tarefas cheguem diretamente aos gestores com alertas automáticos (ex.: e-mail, SMS). Depois de aprovadas, os saldos são atualizados automaticamente e o colaborador é notificado.
Disponível 24 horas por dia
Outra vantagem do “self-service” é a disponibilidade permanente. Sem esta tecnologia, até as questões mais simples, como saber o saldo de dias de férias, exigem contacto direto com os RH. Com o “self-service”, esta informação está acessível em qualquer altura, e se o sistema estiver alojado na cloud, pode ser acedido a partir de qualquer local com ligação à internet.
Transparência no trabalho
Alguns aspetos da gestão de RH são sujeitos a auditorias e exigem conformidade com normas internas ou legais. O “self-service” permite manter um registo transparente de todas as ações, criando trilhos de auditoria e possibilitando a emissão de relatórios detalhados sempre que necessário. Além disso, o registo automático de eventos ajuda a promover um ambiente de justiça e integridade organizacional. No caso da marcação de férias, por exemplo, garante que os pedidos são tratados por ordem de entrada.
Implementação
O “self-service” é uma ferramenta poderosa, mas a sua introdução exige alguns cuidados. É essencial informar bem os colaboradores sobre as funcionalidades disponíveis e promover a sua utilização, com ações de formação sempre que necessário.
A personalização é fundamental
Adaptar a experiência de “self-service” ao departamento e perfil do colaborador incentiva o seu envolvimento. Por exemplo, um técnico pode precisar de registar tempos por projeto, enquanto alguém da administração pode não ter essa necessidade. Já os gestores terão um painel diferente, com tarefas pendentes como validações e pedidos em análise.
Em mobilidade
Se o “self-service” estiver disponível na cloud, é importante que seja compatível com dispositivos móveis. Muitos colaboradores acedem ao sistema fora do horário de trabalho e preferem fazê-lo através de smartphones ou tablets. Uma solução responsiva adapta-se a qualquer ecrã, oferecendo a melhor experiência possível.
Outras dicas úteis
Para maximizar a adoção desta ferramenta, disponibilize o maior número possível de funções através do “self-service”. Quanto mais intuitivo e funcional for o sistema, menos dependerão dos métodos tradicionais. Incluir funcionalidades de comunicação interna e manter a identidade visual da empresa são outras formas de incentivar a sua utilização.
Uma solução win-win
Considerando todos estes pontos, o “self-service” do colaborador é uma solução eficaz que reduz a carga administrativa dos RH e melhora a experiência dos colaboradores. Seja para funções como gestão de tempo ou benefícios, os processos tornam-se mais acessíveis e é reforçada uma abordagem moderna e eficiente à gestão de pessoas.
A sua organização pode beneficiar desta solução para melhorar a produtividade e facilitar o dia-a-dia de gestores e colaboradores.
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