Planeamento do trabalho: 7 critérios para escolher o seu software
O planeamento do trabalho pode rapidamente tornar-se um verdadeiro quebra-cabeças: conciliar competências específicas com funções, respeitar horários individuais, gerir trocas de turnos, calcular bónus ou horas extra, garantir cobertura em horários alargados…
Nos últimos anos, o número de softwares especializados de planeamento tem vindo a aumentar, precisamente para colmatar as limitações dos modelos baseados em folhas de cálculo. Mas como escolher a ferramenta certa? E que critérios deve ter em conta?
Porque é que a gestão de pessoal exige cada vez mais rigor?
Distribuir tarefas entre colaboradores já não é suficiente.
Hoje, há que considerar:
- A procura de produtividade;
- A gestão eficiente de competências;
- O cumprimento da legislação laboral e das convenções coletivas;
- A crescente necessidade de conciliação entre vida pessoal e profissional, horários flexíveis e teletrabalho.
Neste contexto, um sistema de planeamento centralizado, digital e acessível em tempo real é uma mais-valia. Estas ferramentas apoiam os gestores com sugestões inteligentes, alertas de sobrecarga, marcação automática de ausências, entre outras funcionalidades.
No entanto, o mais importante é garantir que o software se adapta à realidade específica da sua empresa.
Os 7 critérios essenciais para escolher o software de planeamento certo
1. Interface ergonómica e personalizável
A ferramenta deve ser intuitiva e flexível, adaptando-se à realidade de cada utilizador — seja RH, gestor de equipa ou responsável operacional.
Se o software for rígido, complexo ou não corresponder ao fluxo de trabalho da sua organização, a adoção será reduzida.
→ Teste antes de decidir.
2. Automatização de ciclos de trabalho
Se a sua empresa trabalha com turnos rotativos, escalas ou equipas mínimas, o software deve permitir repetir modelos e padrões predefinidos.
→ Poupança de tempo e redução do risco de erro.
- Importação de dados operacionais
Muitos setores dependem de indicadores como:
- Previsões de faturação,
- Volume de produção,
- Fluxo de clientes ou utentes.
Alguns softwares permitem importar esses dados automaticamente para calcular as necessidades reais de recursos humanos, ajustando o planeamento com base na procura.
- Gestão ágil de imprevistos
Imprevistos acontecem: faltas, picos de atividade, ausências súbitas…
Um bom software deve:
- Gerar alertas em tempo real;
- Sugerir alternativas de realocação interna;
- Permitir acionar empresas de trabalho temporário diretamente a partir da plataforma.
- Integração com o sistema de RH (Gestão de Recursos Humanos)
A integração com o software de RH é fundamental:
- Acesso imediato às competências e disponibilidades de cada colaborador;
- Garantia de que os bónus, horas extra e folgas compensatórias são atribuídos corretamente;
- Planeamento sincronizado com a gestão de tempos e assiduidade.
- Alertas legais e convencionais
Um bom sistema ajuda a cumprir a legislação laboral, evitando infrações.
Deve permitir:
- Bloquear horários ilegais (ex.: excesso de horas, descanso insuficiente);
- Definir alertas personalizados com base em acordos coletivos, regras internas ou critérios de equidade.
- Comunicação eficaz dos horários
Um planeamento bem feito só é útil se for bem comunicado.
O software deve permitir a distribuição dos horários de forma automática por:
- Papel (para quadros de afixação),
- Email,
- SMS,
- Intranet ou portal do colaborador.
→ Uma comunicação clara contribui para a organização pessoal dos colaboradores e melhora o seu nível de satisfação e bem-estar.
Conclusão
Escolher o software certo é essencial para uma digitalização eficaz e sustentável do planeamento de pessoal.
Envolver representantes de todas as áreas (RH, gestores de equipa, operacionais) no processo de seleção aumenta a taxa de adesão e o sucesso da implementação.
Além disso, a experiência do fornecedor e o apoio à mudança são fatores determinantes para garantir que o projeto se traduz em ganhos reais.
Precisa de ajuda para escolher e implementar o seu software de planeamento?
Não hesite em contactar-nos.
