Gestão de planeamento: Excel© ou software de planeamento?
Embora não tenha sido concebido para esse fim, o Excel© é a ferramenta de planeamento mais usada para organizar o trabalho em muitas empresas. No entanto, os softwares especializados de planeamento são hoje muito mais poderosos.
Quais são, então, as principais reservas dos utilizadores — sejam gestores ou chefes de equipa? E que benefícios podem as organizações esperar em termos de eficiência e conformidade legal? Com as mudanças na organização do trabalho, o uso de software de planeamento tornar-se-á inevitável?
O Excel© é adequado para a gestão de planeamento?
Em muitas empresas, cada departamento tem uma folha de cálculo Excel© para gerir a organização do trabalho. No entanto, esses documentos raramente são centralizados ou partilhados de forma eficaz. E embora os colaboradores estejam familiarizados com a ferramenta, o ficheiro nunca é gerido de forma coletiva.
Quanto mais alterações forem feitas, mais tempo consome e maior é o risco de erro. Além disso, um ficheiro Excel© é apenas tão fiável quanto a sua última versão guardada — não há garantias de que não existam versões posteriores com dados diferentes.
Um estudo europeu sobre planeamento da procura confirmou: o Excel© já não responde às necessidades atuais das empresas. Apenas 42% dos inquiridos acreditam que satisfaz os requisitos de planeamento.
Os colaboradores confiam nos softwares de planeamento?
O Excel© muitas vezes confere uma certa “autoridade” aos gestores que o dominam — alguns tornam-se verdadeiros “mestres” de um cronograma incrivelmente complexo. Sem eles, ninguém entende o ficheiro…
É fácil perceber que estes colaboradores possam sentir-se ameaçados com a chegada de uma ferramenta mais centralizada e acessível. Além disso, alguns preferem a liberdade de formatar horários à sua maneira via Excel©.
Contudo, os softwares de planeamento obrigam os responsáveis a adotar métodos mais racionais e consistentes. Por isso, é fundamental que haja um processo de apoio à mudança, com formação e uma metodologia comum.
Eficiência e progresso social: os benefícios “ocultos” dos softwares de planeamento
- Entre as principais vantagens estão:
Acesso em tempo real aos horários atualizados - Disponibilidade por PC, tablet, ou smartphone
- Melhor clareza para todos os intervenientes
Mas sobretudo, o verdadeiro trunfo é a conformidade legal. Por exemplo: um responsável que evita uma pausa de um colaborador para resolver um problema está a violar a lei — ainda que a situação pareça resolvida. Um sistema bem estruturado impede este tipo de abusos. Neste sentido, o software de planeamento promove o progresso social na empresa.
Planeamento colaborativo para maior flexibilidade
As novas expectativas em termos de gestão e interação social levam as empresas a repensar os seus métodos.
Exemplo: um chefe de equipa precisa de trocar os horários do Sr. João e do Sr. Miguel. Como transmitir essa informação? O Excel© não se liga a sistemas de mensagens. Já um software de planeamento pode aceder aos dados de RH e enviar automaticamente um SMS a ambos.
Outro exemplo: um colaborador tem uma consulta médica às 10h. Deseja trocar o turno com um colega. Se o gestor usa Excel© para gerir 100 pessoas, é provável que recuse. Com um software como o Kelio, o colaborador pode propor a troca diretamente na aplicação.
A troca só será validada após verificar as obrigações legais, custos e coerência da alteração. Tudo feito via smartphone — simples e eficaz.
Software de planeamento aliado à qualidade de vida no trabalho (QVT)
Empresas que utilizam soluções de planeamento centralizadas visam, na maioria das vezes, alcançar objetivos de crescimento. No entanto, novos fatores surgem: a qualidade de vida no trabalho (QVT) e o equilíbrio vida pessoal/profissional ganham importância.
Por exemplo, se um colaborador não estiver bem num determinado mês, por que não reduzir temporariamente a carga de trabalho e agendar turnos à tarde, retomando os noturnos no próximo trimestre?
Reatividade, conformidade legal, redução de custos e simplificação de processos: o software de planeamento é um ativo estratégico. Ao facilitar a gestão de tempos, promove o envolvimento colaborativo e a retenção de talento.
Na era do “smart working”, estas ferramentas ajudam a repensar os sistemas de gestão.
O seu planeamento pode tornar-se um trunfo para o seu negócio…
