Como monitorizar as atividades dos seus colaboradores? O que é a gestão de job costing?
A monitorização das atividades, que consiste em acompanhar e analisar o número de horas trabalhadas pelos colaboradores, bem como o conteúdo desse trabalho, é uma questão essencial ligada ao acompanhamento da produtividade e à definição do custo de produção. Mas como podemos, hoje em dia, monitorizar esta atividade? Que novas ferramentas estão disponíveis para as empresas? Vamos descobrir.
Gestão de job costing: o que é?
Nas empresas, a gestão de job costing consiste em registar, numa folha de cálculo, as horas efetivamente trabalhadas pelos colaboradores, bem como o detalhe das tarefas realizadas durante essas horas.
Por outras palavras, trata-se do registo de todas as atividades realizadas pelos colaboradores, de forma a acompanhar o seu desempenho.
Pode optar por configurar vários indicadores para ter uma visão global da sua organização. Esses indicadores podem incluir: número de horas trabalhadas, tarefas concluídas, nome dos clientes para quem um projeto foi realizado, etc. Esta gestão pode ser feita a nível individual, por equipa, ou ambos.
Importa referir que o acompanhamento individual permite discutir áreas de melhoria com o colaborador de forma factual e objetiva durante as avaliações anuais. É, por isso, uma ferramenta essencial na gestão de recursos humanos.
Depois de definido o(s) objetivo(s), o passo seguinte é implementar este sistema de monitorização na empresa. Será necessário ultrapassar alguma resistência por parte dos colaboradores, que podem ver esta gestão como uma forma de controlo disfarçado de melhoria de desempenho.
Como implementar a gestão de job costing?
Para que seja eficaz, compreendida e aceite por todos, o sistema de gestão de job costing deve ser:
- Completo, para recolher o máximo de informação possível com vista à melhoria contínua.
- Atualizado com regularidade, para se adaptar ao longo do tempo e para refletir a realidade da forma mais fiel possível.
Na maioria das empresas, o acompanhamento das horas de atividade profissional é feito através de formulários internos ou folhas de Excel, que depois são validadas pelo responsável hierárquico antes de serem utilizadas.
Isto permite recolher dados que podem ser classificados da seguinte forma:
- Dados humanos: tempo despendido no projeto, tempo de trabalho total, dias de descanso, etc.
- Dados quantitativos: quantidades produzidas, pessoas/horas/dias por atividade.
- Dados financeiros: custo por colaborador, custo por atividade, por cliente, projeto, etc.
A análise destes dados permite à empresa identificar pontos a melhorar, faturar aos clientes ou elaborar recibos de vencimento dos colaboradores (aparecendo, por exemplo, horas extraordinárias).
Hoje em dia, é também possível automatizar esta gestão utilizando software de gestão de assiduidade, também conhecido por T&A (Time & Attendance).
As ferramentas e soluções disponíveis incluem:
- Configuração personalizada, adaptada às necessidades da empresa.
- Folhas de ponto detalhadas (por faixas horárias ou dias, por tarefa, projeto ou cliente).
- Notificações de validação para gestores.
- Dashboards e visualização de dados de tempo e orçamento com filtros (colaboradores, projetos, clientes).
- Criação de relatórios personalizados.
- Exportação de dados.
Gestão de job costing: objetivos e efeitos esperados
Um dos principais objetivos é, naturalmente, melhorar o desempenho das equipas. É também uma excelente forma de gerir projetos, acompanhar a sua evolução e garantir o seu progresso.
A utilização de software dedicado ao acompanhamento de atividades traz muitas vantagens a nível de gestão, recursos humanos, contabilidade e finanças.
Reduzir a carga administrativa
Os colaboradores registam as suas horas de trabalho numa aplicação simples, criada para esse fim. Conseguem ver facilmente as horas extraordinárias acumuladas e o saldo de horas a compensar, sem necessidade de contactar o departamento de RH todos os meses.
Além disso, esta informação pode ser consultada diretamente pelos gestores para validar folhas de ponto, e também exportada para os departamentos de contabilidade e recursos humanos para efeitos de faturação e elaboração de vencimentos. Acabaram-se os esquecimentos ou duplicações!
É possível utilizar estas aplicações em computadores, tablets ou smartphones, dando aos colaboradores acesso em tempo real à informação.
Controlar custos e tempo
Cada gestor pode ver, em tempo real, as tarefas realizadas e o tempo despendido em cada atividade. Isto permite identificar problemas, controlar e ajustar a gestão dos projetos através da redistribuição de recursos.
Monitorizar o desempenho
A análise de dados é essencial para os departamentos financeiros, que podem calcular custos, margens e medir a rentabilidade. Com esta informação em tempo real, a empresa pode definir ou ajustar objetivos e preços.
Assegurar a fiabilidade e a transparência da informação
O software é configurado para cumprir a legislação laboral, bem como regulamentos da própria empresa. Pode, naturalmente, ser personalizado e adaptado à forma de trabalhar da sua organização.
Kelio, um software RH completo, oferece soluções simples de gestão de job costing e gestão de assiduidade adaptadas à sua empresa.
