Gestão de ausências? Pode ser feita online
Nunca se sabe quando um colega pode estar (inesperadamente) ausente do trabalho. Pode tratar-se de férias, licença de maternidade ou baixa médica. É fundamental para uma empresa gerir corretamente o registo de ausências.
Existem várias formas de o fazer. Por exemplo, através do Excel. Mas há uma forma ainda mais eficiente: utilizando uma ferramenta online de gestão de assiduidade. Neste artigo explicamos por que razão é mais vantajoso para as empresas recorrerem à gestão de assiduidade online.
A gestão de ausências pode ser complicada
Um colaborador adoece subitamente ou vai entrar em licença de maternidade nas próximas semanas — pode ser bastante difícil gerir e registar corretamente todas as alterações na disponibilidade da equipa. Especialmente quando esse registo ainda é feito offline, a tarefa torna-se ainda mais desafiante.
A gestão offline de ausências está ultrapassada
A gestão de ausências offline, resumidamente, já é coisa do passado. Cada vez mais, as organizações estão a abandonar o modelo tradicional das 9h às 17h. Recorre-se com mais frequência a freelancers e os colaboradores procuram maior flexibilidade dentro das empresas. Solicitar ausências de forma offline é muito mais complicado do que online:
- A gestão de ausências offline requer mais tempo e esforço. Os colaboradores não conseguem fazer o pedido com um simples clique; têm de falar com a pessoa certa e coordenar diretamente com ela. Isto consome tempo e energia de ambas as partes.
- A gestão de ausências offline é difícil de acompanhar. Ficheiros em papel ou Excel não oferecem uma visão clara, o que aumenta a probabilidade de falhas.
- A gestão de ausências offline é pouco acessível, uma vez que os horários e registos não estão facilmente disponíveis para todos.
- A gestão offline favorece os erros. As falhas humanas são mais prováveis; algo que pode ser evitado com um sistema online.
- Com o registo offline, perdem-se muitas oportunidades de visibilidade e eficiência, tema que abordamos já a seguir.
Porque é que a gestão online de ausências ajuda a sua empresa
A gestão de ausências online não só resolve os problemas acima mencionados, como também abre portas a inúmeras novas possibilidades que fazem evoluir a organização:
- A gestão online permite aos gestores aceder, em tempo real, às alterações mais recentes nos horários e pedidos de ausência.
- Os colaboradores podem solicitar ausências de forma simples e autónoma, o que melhora a satisfação e poupa tempo (e, consequentemente, dinheiro).
- Os gestores recebem notificações quando ocorrem ausências inesperadas, podendo assim ajustar os planos e horários de trabalho.
- Os gestores têm uma visão clara e consolidada das ausências.
- É possível integrar facilmente os pedidos de ausência na gestão futura dos horários.
- A gestão online permite ter uma visão completa das ausências por departamento.
- É possível visualizar, em tempo real, o impacto das ausências nos planos de trabalho.
- Reduz-se o número de erros humanos.
- Os colaboradores podem acompanhar o estado dos seus pedidos online.
Software de gestão de ausências Kelio
Com o software Kelio, é possível gerir ausências online. Este software foi desenvolvido para simplificar ao máximo os processos de pedido, aprovação e gestão de ausências, bem como o ajuste dos horários de trabalho.
O software Kelio oferece às organizações, entre outras, as seguintes funcionalidades:
- Acompanhamento preciso e em tempo real das ausências.
- Cálculos fiáveis.
- Envio automático de dados para os programas de processamento salarial.
- Regularização de todas as ações relacionadas com a gestão de ausências.
- Gestão centralizada de todos os dados num único local.
- Possibilidade de os colaboradores solicitarem ausências online.
- Monitorização, em tempo real, do impacto das ausências nos planos de trabalho.
- Visão global de todas as ausências por departamento.
Para além da gestão de ausências, o software Kelio oferece inúmeras outras funcionalidades ligadas ao planeamento, gestão de assiduidade e presenças, e controlo de acessos.
