Como gerir visitas de forma segura e eficiente: tudo o que precisa de saber
As empresas lidam frequentemente com diferentes tipos de visitas, previstas e imprevistas. Se este processo não estiver automatizado, pode tornar-se um problema, sobretudo quando há um elevado volume de entradas.
À medida que as empresas crescem, torna-se fundamental implementar soluções que permitam automatizar determinados processos. Se a sua organização recebe visitantes com frequência, seja por razões de segurança ou para otimizar o tempo e os recursos humanos, automatizar a gestão de visitantes poderá ser uma mais-valia.
Mas será possível automatizar a gestão de visitas? Como fazê-lo? Hoje em dia, existem ferramentas que agilizam e facilitam esta tarefa, poupando tempo e esforço à sua equipa. Se puder ser automatizado, também será mais económico.
Por isso, é essencial automatizar todas as tarefas repetitivas sempre que possível. Se recebe visitantes nas suas instalações, esta solução será altamente benéfica.
Como funciona o Kelio Visitantes?
Com o Kelio Visitantes, pode proteger as suas instalações e otimizar a gestão de visitas, garantindo um processo seguro e eficiente.
As empresas recebem, diariamente, um grande número de visitas (clientes, técnicos de manutenção, fornecedores, visitas comerciais, entre outros). É, por isso, importante garantir uma receção adequada e um acompanhamento eficaz, o que é possível através de um sistema de controlo de acessos.
Independentemente de quem visite as suas instalações, o software permite oferecer uma receção personalizada, com níveis de acesso definidos. Desde clientes a carteiros ou fornecedores, qualquer visitante pode aceder às instalações no horário agendado, sendo devidamente monitorizado.
Que problemas resolve?
As empresas que ainda não automatizaram a gestão de visitantes enfrentam frequentemente alguns desafios:
- Falta de profissionalismo na receção: não é ideal que qualquer colaborador faça a receção dos visitantes. A função pode recair sobre uma secretária, mas esta nem sempre está disponível, por exemplo, se estiver ao telefone ou noutra tarefa.
- Mau acolhimento: se um visitante não for devidamente recebido, poderá ficar com uma má impressão da empresa, sobretudo se tiver de esperar por ser atendido.
- Portas deixadas abertas: não é admissível, nos dias de hoje, deixar portas abertas sem controlo de entradas e saídas.
- Dificuldade em gerir a lotação do espaço: em períodos de grande afluência, sem controlo de acessos, pode ser difícil assegurar o cumprimento de regras de capacidade, colocando pressão sobre os colaboradores.
O Kelio Visitantes, em conjunto com o Kelio Access, melhora substancialmente a imagem e a segurança da empresa, sendo essencial para uma gestão eficaz de visitantes. Com esta solução, os problemas acima deixam de existir, permitindo automatizar e profissionalizar todo o processo.
Quais são as vantagens de usar um software de receção?
As principais vantagens incluem:
- Uma receção moderna e personalizável para o visitante
- Processo de acolhimento totalmente autónomo
- Identificação precisa de todos os visitantes
- Melhor planeamento das visitas
- Registo completo do histórico de visitas
Com um software concebido especificamente para este fim, a gestão de visitantes torna-se mais eficaz. Beneficiará de um sistema profissional e personalizado. Saberá sempre quem entrou e saiu das suas instalações, e a que horas. Poderá consultar estas informações a qualquer momento, sem necessidade de delegar estas tarefas a colaboradores específicos.
Sem dúvida, utilizar um software de controlo de acessos para visitantes é uma forma eficaz de simplificar este procedimento, resolvendo rapidamente um desafio recorrente em muitas empresas.
Conheça as nossas soluções para controlo de acesso de visitantes. Estamos disponíveis para o ajudar.
