Etapas para um onboarding bem-sucedido
O processo de recrutamento tornou-se cada vez mais complexo — e com isso, mais difícil atrair e reter talento. Uma integração, ou onboarding, eficaz é um fator essencial para o sucesso das empresas e, ainda assim, muitas organizações reconhecem que o seu processo de onboarding está aquém do desejado.
Para o ajudar a melhorar este processo, apresentamos as etapas fundamentais para integrar um novo colaborador com sucesso.
Etapa 1: Não negligencie o pre-onboarding
A integração de um novo colaborador começa antes do primeiro dia de trabalho — em alguns casos, logo nas fases iniciais do recrutamento. Acreditamos que a experiência do candidato ao longo de todo o processo é determinante: fortalece a imagem da empresa como entidade empregadora e tem impacto direto na primeira impressão do colaborador, bem como na reputação interna e externa da organização.
🕓 Quando começa o pre-onboarding?
A pré-integração deve ter início assim que o candidato aceita a proposta e o processo de admissão se inicia. Ou seja, a partir do momento em que deixa de ser “candidato” e passa a ser “futura contratação” — até ao seu primeiro dia de trabalho.
Entre o fecho do recrutamento e o início das funções, podem passar semanas — período durante o qual o vínculo pode enfraquecer. Para evitar isso, a pré-integração (ou pré-onboarding) ajuda a manter a motivação e o sentimento de pertença.
📋 O que envolve a pré-integração?
Durante esta fase, a empresa deve:
- Recolher informação administrativa (via plataforma de RH ou e-mail), como dados para elaboração do contrato e criação da ficha individual;
- Enviar materiais de boas-vindas, como brochuras institucionais, um pack de integração com brindes simples (caneca, bloco, caneta), ou cartões de visita personalizados;
- Estabelecer contacto direto com o colaborador, por telefone ou e-mail, para:
- Confirmar o horário e local de entrada;
- Esclarecer dúvidas logísticas (parque, cantina, dress code, etc.);
- Facilitar um primeiro contacto com o futuro gestor direto;
- Dar acesso a conteúdos formativos: e-learnings, manuais digitais, vídeos de boas-vindas;
- Fornecer informação prática: localização de espaços, serviços, refeições, contactos internos úteis.
Quanto mais práticas e orientadas forem estas informações, mais o colaborador sentirá que já faz parte da equipa.
Etapa 2: Antecipar e planear a integração
A fase de pré-integração é essencial, mas o plano de integração propriamente dito só começa no primeiro dia de trabalho. É importante prepará-lo com antecedência, de forma organizacional e humana.
🛠️ Prepare tudo antes da chegada
Garanta que no primeiro dia o colaborador já tem:
- Equipamento funcional (computador, telemóvel, credenciais);
- Crachá de acesso e conta de e-mail ativa;
- Espaço de trabalho preparado.
Estas tarefas envolvem várias equipas (RH, IT, Facilities). Com uma solução de RH como o Kelio, é possível coordenar estas etapas entre departamentos, através de fluxos de tarefas automáticos.
Use também os portais de RH ou intranet para anunciar a chegada do novo elemento a toda a empresa.
🧑🤝🧑 Nomeie um “padrinho”
Este colaborador de referência vai acompanhar o novo colega nos primeiros dias, respondendo a dúvidas informais e facilitando a integração social.
📆 Organize as primeiras semanas
Um bom onboarding é progressivo, estruturado e equilibrado. Planeie:
- Um pequeno-almoço de boas-vindas com a equipa direta e o RH;
- Uma reunião com o RH para formalizar a documentação pendente;
- Um almoço informal com o “buddy” e alguns colegas;
- Uma visita guiada às instalações e explicação de processos internos (férias, formação, segurança, áreas comuns, etc.).
Ao longo das primeiras semanas, acompanhe e avalie a integração:
- Agende reuniões com o gestor direto e o colaborador para definir expectativas e objetivos;
- Promova sessões de formação interna e apresentações de equipa;
- Marque check-ins de progresso para avaliar como está a decorrer a adaptação;
Organize encontros com outros recém-integrados para troca de experiências.
Etapa 3: Pensar a integração a longo prazo
A integração não deve durar apenas dias ou semanas. Um bom processo de onboarding estende-se, muitas vezes, até ao final do primeiro ano de colaboração.
- Agende reuniões regulares com o RH para recolher feedback do colaborador;
- Promova momentos de diálogo informal entre gestor e colaborador para reforçar o acompanhamento;
- Estabeleça uma data de fecho formal do processo de integração, com recolha de feedback sobre toda a experiência.
Este retorno é essencial para:
- Medir a eficácia e retorno do processo (ROI);
- Melhorar continuamente o onboarding futuro;
- Reforçar o compromisso e envolvimento do novo colaborador.
Conclusão
A integração de um novo talento é uma etapa estratégica. Envolve preparação, empatia, estrutura e acompanhamento — e pode ser profundamente simplificada com o apoio de ferramentas especializadas.
💡 Com o Kelio, planeie, automatize e personalize o seu processo de integração — desde o recrutamento até aos primeiros meses de trabalho.
