Digitalização dos processos de RH: como e porquê?
A gestão de recursos humanos é, sem dúvida, um dos processos empresariais que mais documentos administrativos trata diariamente, até mais do que a contabilidade. Por isso mesmo, a digitalização dos processos de RH está a tornar-se cada vez mais comum nas empresas. Quais são as vantagens da digitalização dos processos de RH? E como implementá-la na sua empresa?
A digitalização consiste em substituir os documentos em papel da empresa por suportes digitais armazenados em servidores online internos ou externos (na Cloud).
Implica digitalizar documentos em papel para os guardar em formato digital (digitalização por duplicação) ou, idealmente, optar pela digitalização nativa. Esta última consiste na criação, tratamento, receção e arquivo de todos os novos documentos diretamente em formato digital, o que representa uma verdadeira poupança de tempo.
Importa referir que as entidades públicas têm vindo a incentivar a digitalização, especialmente na área dos RH (procedimentos administrativos desmaterializados, assinaturas eletrónicas, declarações sociais automatizadas, etc.).
Boas razões para digitalizar os processos de RH
A digitalização dos processos de RH representa uma verdadeira poupança de tempo, pois simplifica e, sobretudo, automatiza os procedimentos administrativos relacionados com a gestão dos colaboradores. As equipas de RH deixam de estar sobrecarregadas com tarefas operacionais repetitivas e sem valor acrescentado, podendo concentrar-se em missões estratégicas para a empresa, como a gestão do recrutamento, o planeamento estratégico da força de trabalho ou a qualidade de vida no trabalho (QVT).
Mas poupar tempo e melhorar a eficiência do departamento de RH não são os únicos benefícios.
Redução de custos
A digitalização dos processos de RH reduz a necessidade de documentos em papel, desde que a empresa esteja consciente de que imprimir tudo para armazenar fisicamente é contraproducente.
Desta forma, as empresas conseguem poupanças significativas ao reduzir os custos associados à gestão de documentos em papel (material de escritório, envio postal, equipamentos, espaço de armazenamento de arquivos, etc.).
Ao mesmo tempo, a empresa pode adotar uma abordagem paperless que também transmite uma imagem moderna da organização.
Maior segurança e conformidade
Por fim, como a digitalização facilita a automatização de todos ou de parte dos processos de RH, também contribui para a segurança das trocas de informação e do arquivo de dados.
O processo digital promove a segurança: por um lado, a informação digitalizada não é acessível a pessoas externas à empresa; por outro, é possível definir permissões e acessos específicos para cada colaborador ou departamento, de modo a limitar o acesso a informações sensíveis e respeitar a confidencialidade dos dados e da vida privada.
Além disso, a automatização garante o cumprimento das obrigações legais (documentos obrigatórios, prazos de declarações, etc.) e reduz o risco de erros no processamento.
Processos de RH a digitalizar
Mas na prática, que processos de RH podem ser digitalizados?
Aqui ficam alguns exemplos (não exaustivos):
- A assinatura eletrónica de documentos e contratos é uma prática cada vez mais comum, tanto internamente (contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, regulamentos internos, etc.) como externamente (declarações para a Segurança Social, formalidades administrativas, etc.).
- A gestão online das fichas dos colaboradores permite centralizar e consultar toda a informação relativa aos funcionários, facilitando o acompanhamento dos seus percursos profissionais (contrato de trabalho, data de admissão, evolução salarial, entrevistas, formações realizadas, etc.).
- A transmissão eletrónica automática de documentos de RH aos colaboradores está a tornar-se habitual: recibos de vencimento, folhas de ponto, notas informativas, convites para formações, horários de trabalho, etc.
- A gestão de recrutamento envolve muitas tarefas morosas que podem ser facilmente automatizadas com um ATS: envio de ofertas para portais de emprego, triagem de candidaturas com base em critérios essenciais, resposta automática a cada candidatura recebida, etc.
Etapas da digitalização dos processos de RH
A transição para um modelo paperless pode parecer difícil para os departamentos de RH, mas é uma tendência real a longo prazo. No entanto, é necessário seguir várias etapas para garantir a eficácia deste processo:
- Definir os objetivos e prioridades que levam a empresa a iniciar a digitalização. Estes devem ser realistas e alcançáveis.
- Fazer um levantamento detalhado das necessidades e especificidades de cada processo dentro da empresa, para escolher a solução de software de RH e os módulos mais adequados ao funcionamento do departamento e da organização.
- Envolver o departamento de TI na implementação do projeto, já que pode aconselhar na escolha dos fornecedores e analisar os aspetos técnicos de cada solução considerada.
Naturalmente, depois de escolhida e implementada a ferramenta, os colaboradores devem ter formação adequada para utilizar o software, tanto para garantir a sua correta utilização como para os tranquilizar quanto às mudanças envolvidas.
A digitalização é cada vez mais necessária para as organizações, num contexto de procura por eficiência e escassez de talento. A nossa solução de software de RH Kelio pode trazer-lhe um verdadeiro valor acrescentado, e as nossas equipas estão prontas para o acompanhar na transição digital da sua função de recursos humanos.
