Assinaturas eletrónicas para RH: a nova ferramenta essencial?
Antes da crise de saúde provocada pela Covid-19, o uso de assinaturas eletrónicas na área de Recursos Humanos (RH) era bastante pontual. Com os sucessivos confinamentos e as diversas medidas governamentais para conter a propagação do vírus, o uso de assinaturas eletrónicas acelerou-se, especialmente nos departamentos de RH. O recrutamento e a integração remotos, em particular, despertaram novamente o interesse nesta tecnologia. Quais são as tendências subjacentes? As assinaturas eletrónicas substituirão as manuscritas nos processos de RH?
Introdução à assinatura eletrónica em RH
Quer seja colaborador, empregador ou particular, certamente já se cruzou com a assinatura eletrónica. Mas conhece realmente as suas funcionalidades e especificidades?
O que é uma assinatura eletrónica?
Não deve ser confundida com uma assinatura digital (mera imagem ou desenho), uma assinatura eletrónica é uma sequência de caracteres digitais que garante a integridade e o valor legal de um documento. Assim, é equivalente à assinatura manuscrita, assegurando:
- A integridade do documento;
- A identidade do signatário, por métodos como envio de código por SMS ou email.
Todos os elementos são reunidos num ficheiro de prova, anexado ao documento assinado, que comprova a identidade do(s) signatário(s) em caso de litígio.
Uma assinatura eletrónica deve cumprir cinco critérios:
- Autenticidade
- Segurança contra falsificação
- Inalterabilidade
- Impossibilidade de reutilização
- Irrevogabilidade
Tipos de assinatura eletrónica
Segundo o regulamento europeu eIDAS, existem diferentes níveis:
1. Assinatura eletrónica simples: usada em contextos como entregas.
2. Assinatura eletrónica avançada: mais comum em contexto profissional, com autenticação segura.
3. Assinatura eletrónica qualificada: usada em documentos oficiais com verificação prévia de identidade por autoridade certificadora.
Valor legal nas empresas
Para ser válida, uma assinatura eletrónica deve ser emitida por um prestador de serviços de confiança certificado (ex: Connective, parceiro da Kelio).
Vantagens da assinatura eletrónica para RH e empresas
Entre os principais benefícios:
- Acompanhamento em tempo real do processo de assinatura.
- Simplificação de procedimentos (lembretes, revogação de envio, etc.).
- Segurança dos documentos digitalizados.
- Poupança de tempo e custos com impressão e envio.
Porque integrar a assinatura eletrónica num software de Gestão RH?
Apesar das vantagens, o manuseamento digital pode ser demorado. Exemplo:
– O departamento de RH cria o documento em Word;
– Exporta para PDF e importa para a plataforma de assinatura;
– Introduz os dados do colaborador;
– Após assinatura, extrai o documento e arquiva manualmente.
Para resolver isto, a Kelio integrou a assinatura eletrónica diretamente no seu software de Gestão RH – uma inovação no mercado.
Benefícios da solução integrada Kelio:
- Automatização da personalização de documentos.
- Monitorização visual do processo de assinatura.
- Arquivo imediato do documento assinado no perfil do colaborador.
- Envio em massa de documentos padrão.
- Validação de dados de contacto do signatário.
- Faturação apenas das assinaturas efetivamente realizadas.
Documentos que podem ser assinados:
- Contratos de trabalho e adendas;
- Certificados, regulamentos internos, cartas, ficheiros;
- Relatórios, comunicações internas e muito mais.
Digitalizar a assinatura destes documentos representa uma economia significativa de tempo e dinheiro!
Oferecemos a assinatura eletrónica, totalmente integrada no software Kelio, para simplificar e agilizar os seus processos administrativos. Descubra todas as vantagens desta ferramenta essencial.
