Aliviar os gestores de tarefas administrativas desnecessárias
A gestão da força de trabalho é uma responsabilidade que recai não só sobre o departamento de Recursos Humanos, mas também sobre todos os gestores de equipa em cada departamento. Entre os desafios de planeamento, obrigações legais e restrições laborais, como podemos ajudar os gestores a organizar os turnos e as atividades diárias dos seus colaboradores?
A gestão da força de trabalho é um verdadeiro desafio operacional, pois implica garantir que as pessoas certas estão disponíveis, no local certo, à hora certa e em número suficiente para executar o trabalho. No entanto, a gestão do tempo e das atividades laborais também deve respeitar e cumprir as obrigações legais, nomeadamente os horários máximos de trabalho e os períodos obrigatórios de descanso.
Para tal, os gestores de equipa e os profissionais de RH devem registar e acompanhar as horas de trabalho de cada colaborador. Trata-se de um processo moroso e com pouco valor acrescentado. Felizmente, é possível otimizar e descentralizar esta gestão de forma mais eficiente dentro da organização.
Gestão de Tempos e Assiduidade
A gestão de tempos e assiduidade deve permitir a qualquer gestor de equipa ou responsável pela empresa ter uma visão global da alocação dos recursos humanos e do tempo de trabalho dedicado a cada atividade. Para isso, é essencial dispor de informação atualizada sobre cada colaborador, de forma a antecipar necessidades e, simultaneamente, assegurar o cumprimento das exigências legais.
Diversas variáveis entram em jogo na gestão do tempo:
- Controlo de presenças (entrada, saída, pausas)
- Gestão de ausências (férias, baixa médica, entre outras)
- Cálculo de horas extraordinárias e controlo de descansos compensatórios
- Gestão de diferentes regimes de trabalho: tempo inteiro, parcial, por turnos
- Monitorização de horários específicos (como períodos mínimos de descanso, limites máximos de horas de trabalho, trabalho noturno)
Em muitas empresas, estas tarefas são parcialmente geridas pelos gestores, que recolhem e comunicam a informação ao departamento de RH para registo e análise. Por vezes, a duplicação acidental de dados pode levar a erros com consequências legais e financeiras para a empresa.
A utilização de um portal colaborativo ou de “self-service” reduziria significativamente este esforço administrativo, acelerando os processos internos e garantindo maior fiabilidade. Além disso, este tipo de ferramenta promove o envolvimento dos colaboradores — um fator-chave de motivação.
Descentralização da Gestão de Tempos e Assiduidade
Descentralizar a gestão de tempos e assiduidade implica abrir este processo a todos os colaboradores da organização. O facto de o software ser orientado para RH não significa que deva ser utilizado exclusivamente pelo departamento de Recursos Humanos. Deve estar acessível a todos, promovendo a partilha e transparência da informação.
Foco no Espaço Pessoal dos Colaboradores
No contexto da gestão de tempo e assiduidade, a utilização de um portal pessoal de RH permite aos colaboradores preencher ou consultar os dados que lhes dizem respeito, bem como submeter pedidos diretamente online. O gestor recebe depois uma notificação no seu próprio portal e/ou diretamente no seu e-mail.
Na prática, este tipo de interface permite:
- Registo virtual de entradas e saídas por colaborador
- Registo automático do tempo de trabalho efetivo
- Confirmação de presença, por exemplo, por parte dos gestores
- Submissão e acompanhamento de pedidos de férias e ausências, com aprovação em tempo real
- Submissão e seguimento de pedidos de teletrabalho
- Consulta de planos de trabalho individuais e de equipa
- Atribuição de atividades realizadas durante o horário laboral
- Consulta e acompanhamento de dados como formações, exames médicos, entrevistas de avaliação, entre outros
- Transferência de saldos de horas ou dias de férias
A gestão do tempo de trabalho não é apenas uma responsabilidade dos RH ou dos gestores — requer também o envolvimento ativo dos colaboradores, permitindo processos mais ágeis e eficazes.
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